Webinaari

Miksi webinaari ja videostriimaus tapahtumasta eivät ole sama asia?

Webinaari eli verkkoseminaari (johdettu englanninkielisestä sanasta webinar eli web + seminar) on internetissä toteutettu virtuaalinen tapahtuma, johon sekä yleisö että esiintyjät liittyvät omalta tietokoneeltaan maantieteellisestä sijainnistaan riippumatta.
Webinaari ei ole sama asia kuin seminaarista tai tapahtumasta lähetettävä verkkolähetys eli videostriimaus. Tällaisiakin voi toki tehdä, mutta kyseessä ei silloin ole webinaari, vaan fyysisen tapahtuman laajennus verkkoon. Ja tähän ratkaisuun puolestaan liittyy rajoituksia ja hankaluuksia, joiden takia webinaarit kannattaa järjestää fyysisistä tapahtumista erillään.

Miksi webinaarit kannattaa toteuttaa itsenäisinä tapahtumina?

Useimmille, jotka yleensä järjestävät tapahtumia, on tuttua erilaisten fyysisten tapahtumien, kuten seminaarien, kokousten ja koulutustilaisuuksien toteuttaminen. Siksi webinaarilähetyksen liittäminen valmiiksi suunniteltuun tapahtumaan voi tuntua luontevalta, jopa ainoalta oikealta lähtökohdalta webinaarin toteuttamiselle.
Asia ei kuitenkaan ole aivan näin yksinkertainen.
Olen muutaman viime vuoden aikana ollut mukana järjestämässä lukemattomia webinaareja, sekä itsenäisiä webinaareja että fyysisestä tapahtumasta tehtyjä webinaarilähetyksiä.
Selkeä johtopäätös kertyneen kokemuksen pohjalta on:
Parhaiten onnistuneet ja eniten tyytyväisiä osallistujia tuottavat webinaarit ovat aina fyysisistä tapahtumista irrallisia, itsenäisiä tapahtumia.
Kun fyysinen tapahtuma ja webinaari yhdistetään, yritetään liittää yhteen kaksi täysin erilaista maailmaa. Tästä seuraa ongelmia, joiden takia webinaarit kannattaa mieluummin pitää täysin erillään fyysisten tapahtumien toteutuksesta. Mikään ei tietenkään estä tekemästä seminaarista tai muusta fyysisestä tapahtumasta verkkolähetystä, mutta tällöin on huomioitava tämän järjestelyn seuraukset.

Ongelma 1: Et voi järjestää webinaaria ilman fyysistä tapahtumaa

Ensimmäinen syy järjestää aitoja webinaareja eli puhtaasti virtuaalisia tapahtumia on se, että voidaksesi järjestää webinaarin osana fyysistä tapahtumaa, sinun on pakko ensin järjestää fyysinen tapahtuma. Tämä estää sinua hyödyntämästä webinaaria juuri siihen, mihin se parhaiten sopii: korvaamaan fyysinen tapahtuma silloin, kun fyysisen tapahtuman järjestäminen on liian raskasta, hidasta tai kallista.
Sinun kannattaakin ensimmäiseksi vapauttaa itsesi ajatuksesta, että fyysinen tapahtuma tarvitaan, jotta voit järjestää webinaarin. Jos olet kiinnostunut webinaareista, sinun kannattaa edetä suoraan virtuaalisten tapahtumien järjestämiseen. Tällä tavoin pääset nopeasti käyntiin ja vältät kaikki muutkin fyysisen tapahtuman ja verkkolähetyksen yhdistämiseen liittyvät hankaluudet.
Kun fyysisen tapahtuman järjestämiseen liittyvät tilajärjestelyt, kustannukset ja muut rajoittavat tekijät voidaan unohtaa, webinaareja voi järjestää käytännössä kuka tahansa – omalta tietokoneeltaan, vaikka keittiön pöydän äärestä. Webinaarit antavat tapahtumien hyvät puolet ja voiman myös pienimpien yritysten ja organisaatioiden käyttöön.

Ongelma 2: Toteutus muuttuu monimutkaiseksi

Toinen syy pitää webinaarit erikseen on se, että verkkolähetyksen toteuttaminen fyysisestä tapahtumasta nostaa järjestelyjen vaikeusastetta merkittävästi. Tämä puolestaan heijastuu tarvittavaan työmäärään ja aina jollakin tavalla myös kustannuksiin. Tilannetta pahentaa se, jos järjestäjän visio verkkolähetyksestä on liian kunnianhimoinen. Riman nostaminen turhan korkealle johtaa siihen, että panostetaan monimutkaisiin ja myös kalliisiin teknisiin järjestelyihin, joiden vaikutusta verkkolähetystä seuraava yleisö ei välttämättä edes huomaa. Lisäksi: mitä monimutkaisemmat järjestelyt, sitä helpommin kokonaisuus myös ontuu joiltakin osin.
Järjestämällä webinaarit erikseen, teet asiat helpommiksi itsellesi, kaikille webinaarin esiintyjille ja mikä tärkeintä, myös webinaariin osallistuvalle yleisölle. Videokuvan pikselimäärä, lavastukset tai puhujan maskeerauksen laatu eivät vaikuta webinaariyleisön tyytyväisyyteen. Tyytyväisiä osallistujia syntyy, kun webinaarin sisältö tuottaa arvoa, esitys on sujuvaa ja äänen laatu erinomainen. (HUOM: tämä ei ole pelkkä mielipide, vaan tuhansien osallistujien täyttämien palautekyselyjen vastausten kautta saatu tieto).

Ongelma 3: Kahden eri yleisön palveleminen samanaikaisesti on vaikeaa

Kolmas keskeinen erillisten webinaarien järjestämistä puoltava tekijä on se, että yhdistämällä fyysinen tapahtuma ja webinaari syntyy kaksi toisistaan erillistä yleisöä, jotka osallistuvat tapahtumaan täysin eri pelisäännöillä. Tämä ei ole välttämättä erityisen suuri ongelma silloin, kun esitykset ovat luonteeltaan yksisuuntaisia luentoja, joihin yleisön ei erityisesti odoteta ottavan kantaa tilaisuuden aikana. Tilanne vaikeutuu välittömästi, jos esiintyjän tai kouluttajan on tärkeää olla vuorovaikutuksessa yleisön kanssa. Jos osa yleisöstä istuu salissa ja osa on mukana verkon kautta, tämä asettaa esiintyjän hyvin hankalaan asemaan. Hänen on pakko tasapainoilla kahden yleisön välillä, jolloin verkon kautta osallistuvat jäävät helposti paitsioon. Lisäksi esimerkiksi kysymysten esittämiseen tarvitaan kaksi käytäntöä, toinen läsnä olevia ja toinen verkon kautta osallistuvia varten.
Pitämällä webinaari erillisenä tapahtumana, kouluttaja voi keskittyä verkon kautta osallistuvan yleisön palvelemiseen ja hyödyntää tähän niitä vuorovaikutuskeinoja, joita webinaarijärjestelmässä on käytettävissä. Lopputulos on yleisön kannalta varmasti parempi ja samalla myös webinaarin tavoitteiden saavuttaminen on helpompaa.

Millaisen tapahtuman sinä voisit järjestää verkossa?

Onko sinulla yleisö, jolle haluaisit kertoa jostakin tärkeästä asiasta? Puuttuuko budjetti seminaarin järjestämiseen? Tai onko yleisö maantieteellisesti niin hajallaan, että tapahtuman järjestäminen on käytännössä mahdotonta?
Mitä jos järjestäisit tapahtuman webinaarina? Se on paljon helpompaa, nopeampaa ja myös edullisempaa kuin uskotkaan.

Aloita lukemalla maksuton webinaariopas

Webinaarioppaasta löydät tietoa siitä, miten järjestetään vaikuttavia tapahtumia verkossa ilman isoa budjettia. Opas toimitetaan PDF-muotoisena e-kirjana ja voit lukea sitä kaikilla tietokoneilla.