Seminaarin järjestäminen on yrityksissä ja organisaatioissa tuttua puuhaa. Varataan auditorio tai muu soveltuva tila maantieteellisesti mahdollisimman ihanteellisesta sijainnista, laaditaan ohjelma, sovitaan tarjoilut ja kutsutaan väki paikalle. Webinaarin järjestämistä puolestaan ovat edelleen kokeilleet suhteellisen harvat. Useamman kannattaisi tutustua tähän uuteen tapaan järjestää tapahtumia, sillä webinaarin vahvuudet korostuvat juuri silloin, kun tavallisen seminaarin järjestäminen on hankalaa.

Seminaarin vahvuudet

Seminaarien ja muiden fyysisten tapahtumien järjestämisellä on pitkät perinteet. Seminaaria pidetään yleisesti hyvänä keinona jakaa tietoa, vaikuttaa mielipiteisiin ja muuttaa osallistujien käyttäytymistä haluttuun suuntaan. Seminaareja järjestetäänkin runsaasti esimerkiksi koulutustarkoituksiin.
Ihmisillä on voimakas yhteenliittymisen tarve ja ihmiset ovat aina sitoutuneet voimakkaasti erilaisiin tapahtumiin ja muihin yhteisiin kokoontumisiin. Seminaarin vahvuudet perustuvat suurelta osin tähän tarpeeseen vastaamiseen.
Seminaarin tunnettuja vahvuuksia ovat esimerkiksi:

• Suora ja kaksisuuntainen vuorovaikutusyhteys puhujien ja yleisön välillä
• Suora vuorovaikutusmahdollisuus osallistujien kesken
• Mahdollisuus yhteenkuuluvuuden tunteen luomiseen ja vahvistamiseen

Lisäksi seminaarien ja tapahtumien järjestämistä perustellaan usein niihin liittyvällä vapaamuotoisella seurustelulla ja verkostoitumismahdollisuuksilla.

Seminaarin heikkoudet

Seminaarin tai minkä tahansa muun fyysisen tapahtuman heikkoudet liittyvät suurelta osin muihin asioihin kuin itse tapahtumapaikkaan ja siellä tapahtuviin asioihin.
Toki tapahtuman järjestämiseen liittyvistä kustannuksista merkittävä osa syntyy tilavarauksista ja tarjoiluista, mutta silti merkittävin fyysisen tapahtuman heikkous on tapahtuman järjestämiseen liittyvä tarve liikutella ihmisiä paikasta toiseen.
Ihmisten liikkuminen paikasta toiseen on useimmiten merkittävin koko tapahtumaan liittyvä aktiviteetti. Tapahtuman järjestäjän voisi jopa sanoa olevan enemmän tekemisissä henkilökuljetusten kuin itse tapahtuman järjestämisen kanssa – siitäkin huolimatta, että tapahtuman järjestäjä ei välttämättä huolehdi osallistujien kuljetuksista tapahtumapaikalle.
Mitä laajemmalta maantieteelliseltä alueelta tapahtuman osallistujat on tarkoitus koota paikalle, sitä merkittävämmäksi nousee myös ihmisten liikkumiseen liittyvä ongelma. Tapahtuman varsinaiseen kestoaikaan on lisättävä matka-aika, joka saattaa kaksin- tai jopa kolminkertaistaa tapahtumaan osallistumiseen kuluvan ajan. Ylimääräisen ajankäytön lisäksi tulevat matkustamisesta syntyvät kustannukset.
Ihmisten siirtämiseen liittyvä ongelma on sitä lievempi, mitä pitempikestoinen tapahtuma on. Kahden tai kolmen päivän seminaarin kokonaisuudessa ei muutaman tunninkaan matka-aika tunnu enää kohtuuttomalta. Toisin on tilanne silloin, kun kyseessä on esimerkiksi parin tunnin pituinen aamiaisseminaari.

Webinaarin vahvuudet

Webinaari nousee varteenotettavaksi vaihtoehdoksi juuri silloin, kun seminaarin järjestäminen vaikuttaa liian haasteelliselta ja kannattamattomalta.
Webinaari on kevyt ja ketterä ratkaisu tapahtuman järjestämiseen. Webinaarin merkittävimmät vahvuudet syntyvät siitä, että webinaari poistaa seminaareihin ja muihin fyysisiin tapahtumiin liittyvän perusongelman: tarpeen liikutella ihmisiä paikasta toiseen.
Webinaarin vahvuuksia ovat esimerkiksi:

• Webinaarin toteuttamiseksi ei tarvita lainkaan fyysistä tapahtumaa  – webinaarin voi järjestää itsenäisenä, virtuaalisena tapahtumana
• Webinaarin toteuttaminen ei edellytä erityisiä tilajärjestelyjä – webinaarin voi toteuttaa tavallisesta neuvotteluhuoneesta tai vaikka järjestäjän kotoa
• Webinaarin esiintyjiä ei tarvitse koota yhteen paikkaan, sillä puhujat voivat hoitaa osuutensa sieltä missä ovat webinaarin toteutusajankohtana
• Yleisöä ei tarvitse koota yhteen fyysiseen paikkaan – kaikki voivat osallistua omalta päätelaitteeltaan maantieteellisestä sijainnista riippumatta
• Aikaa kuluu ainoastaan osallistumiseen, ylimääräinen ajankäyttö lasketaan minuuteissa
• Webinaarin kokonaiskustannukset (mukaan lukien osallistujien matkakulut sekä ylimääräisen ajankäytön kustannusvaikutus) ovat minimaaliset seminaariin verrattuna

Webinaarin järjestämistä kannattaa näiden vahvuuksien perusteella harkita ensimmäiseksi juuri silloin, kun asiaa on esimerkiksi pariksi tunniksi, mutta ei koko päiväksi. Vastoin monien intuitiivista käsitystä, webinaarin järjestämiseen ei tarvita fyysistä tapahtumaa lainkaan, vaan webinaarin voi järjestää aidosti virtuaalisena tapahtumana. Tämä poistaa välittömästi kaikki fyysisen tapahtuman järjestämiseen liittyvät haasteet ja kustannukset.

Webinaarin heikkoudet

Webinaarit eivät koskaan tule täysin korvaamaan tavanomaisia seminaareja ja tapahtumia. Tämä ei niinkään johdu siitä, että webinaari ei tiedonvälityskanavana toimisi yhtä tehokkaasti kuin seminaari. Hyvin järjestetyssä webinaarissa on mahdollista välittää yleisölle huomattavasti enemmän ja paremmin jäsenneltyä tietoa kuin seminaarissa.
Webinaarin suurin heikkous onkin se, että se ei kovin hyvin pysty vastaamaan erilaisiin tilaisuuden sisältöön liittymättömiin sosiaalisiin ja muihin tarpeisiin, joita seminaarien ja tapahtumien osallistujilla on. Näistä tarpeista ei yleensä puhuta ääneen silloin, kun tehdään päätöksiä tapahtumaan osallistumisesta, mutta ne vaikuttavat voimakkaasti ihmisten tekemiin ratkaisuihin.
Webinaari ei ensinnäkään tarjoa mahdollisuutta näyttäytymiseen. Webinaariin osallistutaan useimmiten anonyymisti, ilman että toiset osallistujat saavat tietää, että olet paikalla. Joillekin tämä on helpotus, mutta toisille se on ongelma. Webinaarissa tarjolla on vain sisältöä, ei mahdollisuutta omien sosiaalisten tai arvostuksen ja arvovallan tarpeiden tyydyttämiseen.
Webinaariin osallistumista ei myöskään yleensä koeta erityisen hyväksi tavaksi irrottautua arkisesta työympäristöstä ja sen rutiineista. Seminaariin osallistumisessa on aina vähintään jonkinlainen viihdearvo, mutta webinaarista puuttuvat kaikki sisällön ulkopuoliset houkuttimet ja nautinnot. Seminaarissa voit päästä notkuvaan aamiaispöytään, mutta webinaariin osallistujan keitettävä itse aamukahvinsa.

Kumpi parempi?

Yksiselitteistä vastausta tällaiseen kysymykseen ei ole olemassa. Valintaan vaikuttavia tekijöitä on aina useita, eivätkä kaikki tekijät ole järjellä perusteltavissa.

Pari tapahtumien järjestäjän näkökulmasta suhteellisen tärkeää huomioitavaa asiaa:

1. Työajan käyttöön kohdistuu jatkuvasti kasvavia paineita – onko osallistuminen 2 tunnin seminaariin järkevää, jos siihen käytännössä kuluu lähes koko työpäivä?
2. Vastuu omien tietojen ylläpidosta ja kehittämisestä on yhä enemmän jokaisella yksilöllä itsellään

Kun edellä mainitut asiat yhdistetään, webinaarin järjestäminen on fyysiseen tapahtumaan verrattuna useimmiten huomattavasti tehokkaampi vaihtoehto. Webinaarin hyödyt ovat yksinkertaisesti webinaarin heikkouksiin nähden niin valtaisat.

Jos päätös tehdään puhtaasti tiedonvälitystehtävän, ajankäytön ja kustannusten perusteella, webinaari on selkeä voittaja. Sen avulla voidaan tilaisuuden asiasisältö (mukaan lukien yleisön esittämiin kysymyksiin vastaaminen) hoitaa tehokkaasti ja edullisesti.

Mutta: kuten tiedämme, suurimmalla osalla ihmisten tekemistä päätöksistä ei ole mitään tekemistä pelkän järjen kanssa. Siksi myös seminaareilla ja muilla fyysisillä tapahtumilla tulee aina olemaan omat kannattajansa.

Haluatko tehostaa tapahtumien järjestämistä?

Jos haluat järjestää enemmän tapahtumia, mutta se on käytännön järjestelyjen ja kustannusten takia mahdotonta, webinaarit voivat olla sinulle hyvä vaihtoehto.

Webinaarina voit toteuttaa monia sellaisiakin tapahtumia, joiden järjestäminen fyysisenä tilaisuutena ei olisi mahdollista. Ja mikäli tärkein tavoitteesi on tarjota yleisöllesi ennen kaikkea hyödyllistä tietoa, webinaari on erinomainen kanava tämän asian hoitamiseen.

Oletko jo lukenut kirjoittamani webinaarioppaan?

Webinaarioppaasta löydät tietoa siitä, miten järjestetään vaikuttavia tapahtumia verkossa ilman isoa budjettia. Opas toimitetaan PDF-muotoisena e-kirjana ja voit lukea sitä kaikilla tietokoneilla.

Tilaa maksuton opas