Webinaari on virtuaalinen tapahtuma, johon osallistutaan omalta tietokoneelta, tabletilta tai älypuhelimelta internet-yhteyden avulla. Koska webinaari on tapahtuma, esiintyjät ja yleisö ovat yhtä aikaa paikalla samassa virtuaalisessa tilassa ja webinaarilla on tietty alkamis- ja päättymisajankohta.

Webinaarin voi kuitenkin järjestää myös automaattisena. Tällöin kaikki webinaarin esitykset on tallennettu etukäteen ja ne toistetaan webinaarin yleisölle ilman, että webinaarin järjestäjän tarvitsee tehdä mitään.

Automaattisen webinaarin järjestäminen avaa mielenkiintoisia mahdollisuuksia laadukkaan sisällön tehokkaaseen hyödyntämiseen.

Mikä on automaattinen webinaari?

Automaattinen webinaari on webinaari, joka toimii ilman järjestäjien tai esiintyjien läsnäoloa webinaarin esityshetkellä. Automaattisen webinaarin koko sisältö ja kaikki webinaariin liittyvät vuorovaikutustapahtumat on luotu etukäteen, jonka jälkeen webinaarijärjestelmä toteuttaa webinaarin täysin itsenäisesti, haluttuna ajankohtana ja niin monta kertaa kuin järjestäjä haluaa.

Automaattinen webinaari luodaan ja aikataulutetaan webinaarijärjestelmässä, jonka jälkeen siihen voi kutsua osallistujia aivan samalla tavalla kuten tavanomaiseen live-webinaariin.

Automaattiseen webinaariin ilmoittaudutaan ja liitytään täsmälleen samalla tavalla kuin live-webinaariin.

Miksi järjestää automaattisia webinaareja?

Vaikka webinaari on lähtökohtaisesti live-tapahtuma, automaattisten webinaarien tarjoaminen voi joissakin tapauksissa olla hyvä vaihtoehto.

Automaattinen webinaari tehostaa merkittävästi ennen kaikkea webinaareihin liittyvän työajan käyttöä. Automaattisen webinaarin avulla voit laajentaa sisällön tavoittavuutta ilman, että kunkin yksittäisen webinaarin järjestelyihin tarvitsee käyttää sen enempää järjestäjän kuin esiintyjänkään työaikaa. Kerran tallennettu laadukas esitys voi toimia automaattisen webinaarin sisältönä niin kauan, kuin sisältö on ajan tasalla.

Koska automaattinen webinaari ei edellytä esiintyjän työpanosta, se on keino tarjota webinaarin sisältö osallistujille myös silloin, kun esiintyjällä ei ole mahdollisuutta tulla puhumaan webinaariin – myös iltaisin ja viikonloppuisin.

Lisäksi automaattinen webinaari on hyvä vaihtoehto monimutkaisten ja ”vikaherkkien” ohjelmistodemojen tai vastaavien toteuttamiseen. Esitys voidaan hioa sulavaksi ja videolta editoida pois ylimääräinen materiaali, jolloin lopputuloksena on helposti seurattava ja viestinnällisesti tehokas webinaari ilman niitä kuuluisia demo-efektejä.

Jos sisältö on tallennettu, eikö YouTube-video aja saman asian?

Automaattiseen webinaariin osallistuminen on kokemuksena hyvin lähellä live-webinaariin osallistumista, jonka takia osallistujien sitoutuminen ja huomio on huomattavasti helpompi saavuttaa kuin ohjaamalla katsojia YouTubeen katsomaan sinne ladattu video.

Myös automaattinen webinaari on tapahtuma. Tapahtumiin sitoudutaan huomattavasti voimakkaammin kuin videoihin, jotka ovat milloin tahansa katsottavissa.

60 minuutin pituinen webinaari tuntuu osallistujasta usein jopa lyhyeltä, kun taas jopa 10 minuutin pituisen YouTube-videon katsominen loppuun asti on useimmille työn takana.

Näin järjestät automaattisen webinaarin GoToWebinarilla

GoToWebinar-käyttäjät voivat nyt järjestää tavanomaisten live-webinaarien lisäksi myös täysin automaattisia webinaareja.

Kun siirryt luomaan uutta webinaaria, näet vaihtoehdon Recorded, jonka valinta johtaa automaattisen webinaarin luomiseen.

Mitä tarvitset automaattisen webinaarin luomiseen?

Mikäli sinulla on jo käytössä GoToWebinar-lisenssi, automaattisen webinaarin luominen on hyvin helppoa.

Tarvitset oikeastaan vain yhden asian:

Automaattisen webinaarin sisältö on kokonaisuudessaan tallennettu etukäteen ja se toistetaan webinaarin aikana videolta. Sinulla on siis oltava käytettävissä videotallenne, joka sisältää kaiken sen, mitä webinaarissa puhutaan ja näytetään osallistujille.

Automaattisen webinaarin sisältönä käytettävän videotallenteen voi luoda kahdella tavalla:

• Järjestämällä GoToWebinar-järjestelmällä tavanomaisen live-webinaarin ja käyttämällä siitä tehtyä tallennetta automaattisen webinaarin sisältönä
• Luomalla videotallenteen GoToWebinar-järjestelmän ulkopuolella ja lataamalla sen GoToWebinarin videokirjastoon

Ensimmäinen vaihtoehto sopii hyvin sellaisiin tilanteisiin, joissa joka tapauksessa järjestetään vähintään yksi live-webinaari. Tämän live-webinaarin voi helposti muuntaa automaattiseksi webinaariksi, jolloin samaa sisältöä voi tarjota osallistujille lukemattomia kertoja ilman esiintyjien ja muiden webinaarin toteuttamiseen osallistuvien työpanosta.

Jälkimmäinen vaihtoehto puolestaan antaa mahdollisuuden luoda webinaarin sisältö käyttämällä mitä tahansa videotuotannon menetelmää. Kunhan lopputulos vain on mp4-muotoinen videotiedosto, webinaarin sisällön voi tuottaa yhtä hyvin omalla läppärillä, tv-studiossa tai vaikka Himalajan rinteillä.

Automaattisen webinaarin luominen GoToWebinar-järjestelmässä

Käynnistä webinaarin luominen, anna webinaarin otsikko ja valitse vaihtoehto Recorded.

Määritä seuraavaksi automaattisen webinaarin toteutusajankohta. Käytettävissä ovat täsmälleen samat vaihtoehdot kuin live-webinaarinkin yhteydessä:

• Toteutus kerran, tiettynä päivänä ja kellonaikana
• Päivittäin, viikoittain tai kuukausittain samana ajankohtana toistuva webinaari
• Useita toistoja vapaasti valittavina ajankohtina

Näiden lisäksi automaattisen webinaarin yhteydessä on käytettävissä vielä yksi vaihtoehto: on demand. Tämä tarkoittaa sitä, että kun joku ilmoittautuu automaattiseen webinaariisi, hänet ohjataan katsomaan webinaaria välittömästi ilmoittautumisen jälkeen.

Jos valitset On demand -vaihtoehdon, voit asettaa viimeisen ajankohdan, johon asti automaattinen webinaari on katseltavissa.

Määritettyäsi webinaarin toteutusajankohta (tai ajankohdat) klikkaa seuraavaksi ikkunan alareunassa näkyvää Add a Recording -painiketta liittääksesi webinaariin sen sisältönä käytettävän videon.

Voit käyttää automaattisen webinaarin sisältönä mitä tahansa GoToWebinarin videokirjastosta löytyvää videota. Video voi olla tallenne jostain aiemmin toteutetusta live-webinaarista tai se voi olla GoToWebinarin ulkopuolella luotu video, joka on ladattu GoToWebinarin videokirjastoon.

Lisää haluamasi video klikkaamalla Add-painiketta.

Kun olet liittänyt videon, paina Schedule webinar -painiketta, jolloin automaattinen webinaari luodaan ja tallennetaan järjestelmään.

Automaattisen webinaarin toimintoja

Automaattisen webinaarin sisältö esitetään kokonaisuudessaan videona, joten esiintyjien ja avustajien työpanosta ei tarvita webinaarin aikana. Webinaarijärjestelmä ottaa osallistujat vastaan ja huolehtii sisällön esittämisestä täysin automaattisesti, joten kerran luotu automaattinen webinaari on aina valmis tekemään työtä webinaarin järjestäjän puolesta.

Automaattinen webinaari ei kuitenkaan ole pelkkä videotallenne. Käytettävissä on monia samoja toimintoja, joita voi hyödyntää live-webinaareissa osallistujien aktivointiin, vuorovaikutukseen ja palautteen saamiseen.

Pikakyselyt webinaarin aikana

Myös automaattisessa webinaarissa voi käyttää pikakyselyjä (Poll), joihin osallistujat voivat vastata. Pikakyselyt näytetään automaattisen webinaarin osallistujille siinä tapauksessa, että olet luonut automaattisen webinaarin aiemmin toteutetun live-webinaarin videotallenteesta ja kyseisessä webinaarissa on esitetty pikakysely tai pikakyselyitä osallistujille.

Jaettavat esitys- ym. materiaalit

Automaattiseen webinaarin voi lisätä esitys- ja muita materiaaleja, jotka osallistujat voivat ladata itselleen webinaarin aikana. Voit esimerkiksi antaa osallistujille mahdollisuuden ladata webinaarissa näytetyt esitysmateriaalit itselleen pdf-muodossa.

Kysymysten esittäminen webinaarin aikana

Voit antaa automaattisen webinaarin osallistujille mahdollisuuden esittää kysymyksiä webinaarin aikana.

Kun haluat aktivoida kysymysten esittämisen, siirry webinaarin asetuksissa kohtaan Engage your attendees ja valitse Q & A. Aktivoi kohta ”Attendees submit questions and receive a custom autoreply.”

Kysymyksen esittäjälle näytetään viesti, jonka voit itse kirjoittaa tähän varattuun ikkunaan. On hyvä kertoa osallistujalle, että hänen kysymykseensä ei todennäköisesti vastata webinaarin aikana, vaan esimerkiksi 24 tunnin sisällä.

Palautekysely

Automaattisen webinaarin osallistujille voi esittää palautekysely, joka avautuu osallistujan poistuessa webinaarista. Tämä on tehokas keino saada osallistujilta palautetta webinaarin sisällöstä. Palautekysely antaa mahdollisuuden myös esimerkiksi lisätietotarpeiden kartoitukseen.

Mihin sinä voisit hyödyntää automaattisia webinaareja?

Onko sinulla tarvetta järjestää esimerkiksi toistuvia koulutuksia, joiden sisältö pysyy samana? Automaattinen webinaari voi tällaisessa tilanteessa merkittävästi tehostaa koulutusten toteuttamista, varmistaen kuitenkin osallistujien parhaan mahdollisen sitoutumisen ja vuorovaikutuksen.

Automaattiset webinaarit ovat GoToWebinar-järjestelmässä tarjolla välittömästi, kun haluat edetä ideasta toteutukseen.

Tutustu GoToWebinar-lisenssivaihtoehtoihin täällä.