Mikä on webinaari? Millainen media webinaari on? Mihin tarkoitukseen webinaaria voi käyttää? Mitä webinaarin järjestämiseen tarvitaan? Näihin ja moniin muihin webinaareja koskeviin kysymyksiin saat vastauksen katsomalla webinaareja ja niiden käyttömahdollisuuksia käsittelevän webinaarin videotallenteen!

Katso webinaarin videotallenne

Mikä on webinaari?

(Videolla asia alkaa kohdasta 4:15)

Webinaari on webinaariohjelmiston avulla internetissä toteutettu virtuaalinen tapahtuma, johon sekä esiintyjät että yleisö osallistuvat omalta tietokoneeltaan (yleisöön voi osallistua myös tabletilta tai älypuhelimelta) maantieteellisestä sijainnista riippumatta.

Webinaari ei ole sama asia kuin

  • Videostriimaus tapahtumasta (televisio-ohjelman kaltainen, selaimella katseltava lähetys seminaarin tai muun fyysisen tapahtuman yhteydessä)
  • Verkkokokous (pienemmän ryhmän kokoontuminen asioiden käsittelyä ja keskustelua varten)
  • Videoneuvottelu (kiinteä kuva- ja ääniyhteys kahden pisteen välillä)

Webinaarin erottaa tapahtuman videostriimauksesta jo se, että webinaarin järjestämistä varten fyysistä tapahtumaa ei tarvita lainkaan.

Webinaari on lähtökohtaisesti itsenäinen, täysin virtuaalinen tapahtuma, ei fyysisen tapahtuman laajennus verkkoon.

Kun tapahtuma toteutetaan webinaarina, se vapauttaa järjestäjät monista fyysiseen tapahtumaan liittyvistä järjestelyistä ja niistä aiheutuvista kuluista, kuten esimerkiksi tila- ja tarjoilukuluista.

Vastaavasti tapahtumaan osallistuvat vieraat pääsevät mukaan ilman matkustamista ja siihen liittyvää ylimääräistä ajankäyttöä ja kustannuksia.

Webinaari siis tarjoaa suurimman osan fyysisen tapahtuman hyödyistä mutta paljon vaivattomammin ja pienemmillä kustannuksilla.

Miksi webinaari on tapahtuma?

(Videolla asia alkaa kohdasta 9:35)

Webinaari on tapahtuma ensinnäkin siksi, että sillä on tietty toteutuspäivä, alkamisajankohta ja päättymisajankohta. Kuten kaikissa tapahtumissa, myös webinaarissa on oltava paikalla juuri silloin kun se on käynnissä, jos haluaa nähdä ja kuulla tapahtuman puheenvuorot ja esitykset.

Toiseksi: webinaari on tapahtuma, koska webinaarin sisältö tuotetaan joko kokonaisuudessaan tai ainakin suurelta osin sillä hetkellä, kun webinaari on käynnissä. Yleisö näkee ja kuulee esiintyjien puheenvuorot reaaliajassa aivan kuten fyysisessä tapahtumassakin.

Lisäksi myös webinaariin liittyy vuorovaikutusta, mikä on tärkeä osa kaikkia tapahtumia.

Kaikki edellä mainitut johtavat siihen, että myös webinaariin liittyy läsnäolon ja osallistumisen kokemus – siitä huolimatta, että webinaaria seurataan useimmiten yksin eikä suoraa näkö- ja puheyhteyttä toisiin osallistujiin ole lainkaan.

Tapahtumat ovat aina olleet ihmisille tärkeitä ja ihmiset ovat vuosituhansien ajan kokoontuneet yhteen jakaakseen ja saadakseen tietoa, oppiakseen uutta tai viihtyäkseen.

Tapahtumien suuri merkitys ihmisille näkyy selkeästi siinä, että ihmiset sitoutuvat webinaareihin voimakkaammin kuin esimerkiksi valmiiksi tallennettuihin videoihin, joita voi käydä katsomassa vapaasti oman aikataulun mukaan.

Webinaari koetaan huomattavasti arvokkaammaksi kuin video. Useimmille ihmisille jo muutaman minuutin videon katsominen voi olla ylivoimainen tehtävä.

Webinaarissa sama ihminen voi pysyä mukana jopa 60 – 90 minuuttia, mikäli webinaarin sisältö on mielenkiintoista ja webinaarin toteutus kaikin puolin sujuva. [HUOM: tämä tieto perustuu satojen eri yleisöille toteutettujen webinaarien osallistumisdataan].

Webinaarissa voit saada yleisösi lähes jakamattoman huomion jopa kymmenien minuuttien ajaksi. Tähän pystyy vain hyvin harva viestintäkanava.

Millainen media webinaari on?

(Videolla asia alkaa kohdasta 13:30)

Ehkä hieman yllättäen, webinaari on mediana lähempi sukulainen radiolle kuin televisiolle.

Tämä johtuu siitä, että puheella on webinaarin sisällön välittämisessä poikkeuksetta keskeinen rooli.

Webinaarin puhujan sujuva suullinen esitys on useimmiten tärkein webinaarin onnistumiseen ja osallistujien tyytyväisyyteen johtava tekijä.

Ja käänteisesti: jos webinaarin suulliset esitykset ovat ontuvia ja äänen laatu huono, webinaaria ei voida pelastaa tyylikkäillä PowerPoint-dioilla tai muulla visuaalisella sisällöllä.

Puhetta täydennetään usein jollakin ruudulta jaettavalta aineistolla, joka voi olla PowerPoint-esitys, mutta yhtä hyvin esimerkiksi jokin selaimella käytettävä sovellus tai työpöytäsovellus.

Esiintyjän puhe ja ruudulta näytetty sisältö yhdessä muodostavat yleensä valtaosan webinaarin audiovisuaalisesta sisällöstä.

Lisäksi webinaarin aikana voidaan käyttää videokameraa välittämään elävää kuvaa esiintyjästä (useimmiten ns. ”puhuva pää”).

Videokamerakuva on kuitenkin useimmiten sivuroolissa eikä videokamera ole välttämättä käytössä koko webinaarin ajan. Esiintyjä voi esimerkiksi käyttää videokameraa puheenvuoronsa alussa esittäytyäkseen yleisölle ja mahdollisesti myöhemmin vastatessaan yleisökysymyksiin.

Monissa webinaareissa videokameraa ei käytetä lainkaan eikä webinaarin tavoitteiden saavuttaminen siitä vaarannu, mikäli vain webinaarin muu sisältö vastaa yleisön odotuksia.

Webinaarissa esiintyminen siis sopii hyvin myös kamerakammoiselle tai muuten julkista esiintymistä arkailevalle henkilölle.

Millaisia tapahtumia voi toteuttaa webinaarina?

(Videolla asia alkaa kohdasta 16:40)

On olemassa joitakin erityisiä tapahtuman järjestämiseen liittyviä haasteita, joiden voittaminen onnistuu helpoiten toteuttamalla tapahtuma webinaarina.

Tällaisia haasteita ovat:

  • Tapahtuman tavoiteltu yleisö on maantieteellisesti hajanainen
  • Asiaa on tunniksi tai pariksi, mutta ei pidemmäksi aikaa kerrallaan
  • Tapahtuma pitää saada tarvittaessa toteutettua hyvin nopeasti, jopa tuntien sisällä päätöksen tekemisestä

Kaikki edellä mainitut – ja monet muut – tapahtumien järjestämiseen liittyvät haasteet lievenevät tai poistuvat kokonaan, kun luovutaan fyysisen tapahtuman järjestämisestä ja korvataan se webinaarilla.

Webinaari soveltuu monien erilaisten tapahtumien toteuttamiseen. Periaatteessa mikä tahansa tiaisuus, jonka järjestäjillä on jotain kerrottavaa ja näytettävää tietylle yleisölle, voidaan toteuttaa myös webinaarina.

Tähän mennessä webinaareja on käytetty onnistuneesti esimerkiksi

  1. Erilaisten koulutusten toteuttamiseen
  2. Tiedotustilaisuuksien järjestämiseen
  3. Tuotelanseerausten yhteydessä
  4. Myyntiliidien hankintaan
  5. Suoramyyntiin

Webinaarien kaikkia mahdollisia käyttökohteita ei missään tapauksessa ole vielä hyödynnetty.

Rohkeiden ideoiden toteuttajille webinaari onkin erinomainen areena omien yleisöjen kohtaamiseen uudessa ja erilaisessa ympäristössä.

Mitä tarvitaan webinaarin järjestämiseen?

(Videolla asia alkaa kohdasta 27:20)

Monet webinaarin järjestämiseen liittyvät asiat ovat samoja kuin fyysisen tapahtumankin järjestämisen yhteydessä.

Esimerkiksi tapahtuman teema, ohjelma, esiintyjät ja puheenvuorojen sisällöt suunnitellaan lähes samalla tavalla sekä webinaariin että fyysiseen tapahtumaan.

Samoin kuten fyysiseen tapahtumaan, myös webinaarin järjestämiseen liittyy paljon erilaista viestintää – ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen.

Selkein ero webinaarin ja fyysisen tapahtuman järjestämisen välillä liittyy tekniikkaan.

Hyvä uutinen kaikille webinaarien järjestämisestä kiinnostuneille on varmasti se, että useimmiten lähes kaikki tarvittava tekninen välineistö löytyy jo valmiiksi.

Webinaareissa voi käyttää tavallisia työkäyttöön tarkoitettuja tietokoneita ja niihin asennettuja ohjelmistoja (esimerkiksi PowerPoint ja Keynote).

Tietokoneiden ja sisällön esittämiseen käytettävien ohjelmistojen lisäksi webinaarin järjestämiseen tarvitaan hyvälaatuinen mikrofoni jokaiselle esiintyjälle. Paras äänenlaatu saavutetaan USB-liitännällä varustetulla pöytämikrofonilla. Webinaarikäyttöön soveltuvan mikrofonin saa noin 150 eurolla.

Lisäksi voi käyttöä olla ulkoiselle, USB-liitännällä varustetulle videokameralle.

Webinaarissa fyysisen tapahtuman järjestämiseen varattava luentosali tai muu tila korvataan verkossa sijaitsevalla virtuaalisella tapatumapaikalla, joka luodaan webinaarijärjestelmän avulla.

Webinaarijärjestelmä onkin ainoa pakollinen hankinta, joka tulee vastaan silloin, kun tarkoitus on käynnistää omien webinaarien järjestäminen.

Webinaarijärjestelmät, esimerkiksi LogMeIn GoToWebinar, ovat pilvipohjaisia.

Tämä tarkoittaa sitä, että webinaarijärjestelmän käyttöönotto ei edellytä omien palvelinten hankintaa eikä kuukausia kestävää IT-projektia.

Webinaarijärjestelmän saa käyttöön tilaamalla omia tarpeita vastaavan käyttölisenssin, jonka jälkeen webinaarijärjestelmää pääsee käyttämään tavallisen tietokoneen selaimella.

Oman ensimmäisen webinaarin voi siis toteuttaa jopa samana päivänä, kun päätös webinaarijärjestelmän hankinnasta on tehty.

Webinaarijärjestelmien hinnoittelu perustuu yleensä suurimpaan mahdolliseen webinaarikohtaiseen yleisömäärään. Hinta on kiinteä kuukausihinta riippumatta siitä, kuinka monta webinaaria kuukauden aikana järjestetään.

GoToWebinar-webinaarijärjestelmän saa edullisimmillaan käyttöön alle 100 eurolla kuukaudessa.

Webinaarin aikana esitetyt yleisökysymykset

Kuuntele kysymyksiin annetut vastaukset videolta. Kysymyksen edessä näkyy kysymyksen esittämisaika videon alusta lukien.

(40:28) Voiko yleisökysymysten värimaailmaa/ilmettä personoida yrityksen brändiin sopivaksi GoToWebinar -ohjelmalla?
(41:06) Huomasin, että olette lisännyt esityksen myös handoutsiin. Voiko kuulija tallentaa tämän suoraan omalle koneelleen?
(41:33) Onnistuuko oman työpöydän jakaminen helposti? Jos haluan demota katsojille esim verkkopalvelun käyttöä.
(42:06) Pystyykö webinaarin esityksen (tai osan esityksistä) tallentamaan etukäteen ja näyttämään ”videona”?
(42:56) Paljonko webinaarissa voi olla yhtä aikaa vieraita/käyttäjiä? Onko määrää rajattu?
(43:25) Mikseivät kysymykset/kommentit näy kaikille? Saako ne näkymään jos näin haluaisi?
(45:10) Toimiiko noi molemmat vaihtoehdot sekä PC- että Apple-maailmassa?
(45:20) Onko webinaarissa hyvä olla koko ajan toinen henkilö, joka seuraa kysymyksiä?
(46:04) Toimiiko GoToWebinar paremmin Chromella?
(47:10) Jos näyttää videon (esim. etukäteen kuvatun puheenvuoron), pystyykö powerpointia näyttämään yhtä aikaa?
(47:28) Voiko kysymyksiin vastailla toiselta koneelta?
(49:50) Onko webinaareissa suuri noshow, eli paljonko jengiä ilmoittautuu mutta ei tule?