Järjestätkö koulutuksia omalle henkilöstölle tai asiakkaille? Tai onko koulutusten järjestäminen osa liiketoimintaasi?

Monien koulutusten järjestäminen onnistuu mainiosti myös verkon kautta webinaarina.

Webinaarijärjestelmän avulla toteutettu koulutus tavoittaa osallistujat vaivattomasti ja säästää kaikkien osapuolten aikaa sekä myös rahaa.

Koulutuksen järjestäminen webinaarina onnistuu suhteellisen helposti kiinnittämällä huomiota muutamaan seikkaan, jotka erottavat webinaarin luokkahuoneessa järjestettävästä koulutuksesta.

Miksi järjestää koulutuksia webinaarina?

Koulutuksen siirtäminen luokkahuoneesta webinaariin tuottaa monia hyötyjä sekä järjestäjälle että koulutuksen osallistujille.

Webinaarin järjestäminen on helppoa ja nopeaa

Kun koulutus toteutetaan webinaarina, järjestelyvaiheesta jäävät pois kaikki fyysiseen koulutustilaan liittyvät järjestelyt, mukaan lukien tarjoilut.

Koulutuksen järjestäjän tarvitsee ainoastaan perustaa koulutusta varten uusi webinaari webinaarijärjestelmään. Webinaarin perustaminen on helppoa ja nopeaa, muistuttaen lähinnä kalenterivarauksen tekemistä.

Webinaarin toteutuspäivän, kellonaikavälin sekä muiden yleisten tietojen lisäksi järjestäjä voi jo webinaarin perustamisen yhteydessä kutsua mukaan kouluttajan tai kouluttajat sekä mahdolliset avustajat.

Kun webinaari on perustettu ja tallennettu webinaarijärjestelmään, koulutustapahtumaan liittyvät järjestelyt on hoidettu kuntoon.

Webinaari vapauttaa kaikki osapuolet matkustamisesta

Koska webinaari on virtuaalinen tapahtuma verkossa, kenenkään ei tarvitse matkustaa päästäkseen mukaan.

Koulutuksen järjestäjä voi hoitaa webinaarin toteutuksen vapaasti valitsemastaan paikasta – työhuoneestaan, kotoa tai mistä tahansa muualta, mistä hän pääsee verkkoon.

Sama koskee pienin varauksin myös kouluttajaa. Jos koulutus järjestetään omalle henkilöstölle tai omille asiakkaille ja kouluttaja on omasta organisaatiosta, kouluttaja voi hoitaa työnsä esimerkiksi webinaarin ajaksi varatusta neuvotteluhuoneesta.

Kouluttajan on syytä olla sellaisessa paikassa, jossa on työrauhan lisäksi mahdollisimman hyvä verkkoyhteys, jotta koulutus varmasti sujuu ilman katkoja tietoliikenteessä. Jos kouluttaja haluaa käyttää myös videokameraa esiintyessään, on huolehdittava riittävästä valaistuksesta sekä varmistettava, ettei kouluttajan taustalla näy ylimääräisiä esineitä tilaisuuden aikana.

Jos kouluttajana käytetään ulkopuolista asiantuntijaa, ei tässä tilanteessa useimmiten ole tarvetta kutsua häntä järjestävän organisaation tiloihin hoitamaan osuuttaan. Kouluttaja voi hyvin tehdä työnsä omasta toimistostaan tai muusta edellä mainitut järjestelyihin liittyvät vaatimukset täyttävästä paikasta. Tämä helpottaa ulkopuolisten kouluttajien käyttöä, kun kouluttajan aikaa tarvitaan ainoastaan koulutusosuuden vetämiseen ja matkustamiseen kuluvaa aikaa ei tarvitse huomioida.

Koulutuksen osallistujille webinaari tarkoittaa pääsyä mukaan asuinpaikkakunnasta riippumatta. Kun koulutukseen ei tarvitse matkustaa (joskus hankalien liikenneyhteyksien takaa), osallistuminen on todennäköisempää kuin luokkahuoneessa toteutettuun koulutukseen.

Koulutusten järjestäjille webinaari antaa uusia mahdollisuuksia järjestää enemmän koulutuksia.

Kun tilajärjestelyt ja matkoihin liittyvä vaiva jäävät pois, voidaan helposti toteuttaa myös sellaisia lyhyempiä koulutuksia, jotka luokkahuoneessa toteutettuna olisi pakko kustannus- tai muista syistä jättää toteuttamatta.

Tunnin pituisen luokkahuonekoulutuksen järjestäminen erityisesti oman organisaation ulkopuoliselle kohdeyleisölle ei välttämättä ole tehokasta, mutta tunnin pituisen webinaarina toteutettu koulutus on usein erinomainen ratkaisu.

Samat koulutusmateriaalit käyvät sekä luokkahuoneeseen että webinaariin

Webinaarissa voi yleensä hyödyntää samoja koulutusaineistoja kuin luokkahuonekoulutuksissakin.

Kaikki yleisesti koulutusaineistojen tuottamiseen käytetyt toimisto-ohjelmistot, esimerkiksi PowerPoint, sopivat käytettäväksi myös webinaarina toteutetuissa koulutuksissa.

Webinaarina voi hyvin toteuttaa myös esimerkiksi ohjelmistojen käyttökoulutuksia, sillä webinaarin esitysmateriaalina toimii myös selaimesta tai työpöytäsovelluksesta näytetty sisältö.

Koulutuksen siirtäminen luokkahuoneesta webinaariin onnistuu siis ilman, että koulutusaineistojen tuottamiseen tarvittaisiin lisäinvestointeja.

Mitä pitää huomioida, kun koulutus toteutetaan webinaarina?

Koulutuksen järjestäminen webinaarina on monessa suhteessa hyvin saman kaltaista kuin luokkahuoneessa toteutettavan koulutuksen järjestäminen.

Pois jäävät oikeastaan vain fyysiseen koulutustilaan liittyvät järjestelyt.

Webinaarissa fyysinen koulutustila korvataan virtuaalisella tapahtumalla, johon kaikki osallistujat liittyvät omalta tietokoneeltaan, tabletiltaan tai älypuhelimeltaan.

Virtuaalisen tapahtuman järjestämiseen liittyvät erityispiirteet ovatkin keskipisteessä silloin, kun koulutus toteutetaan webinaarina.

Jotta webinaarina toteutettu koulutus sujuu joka suhteessa hyvin ja saavuttaa sille asetetut tavoitteet, muutamaan seikkaan on syytä kiinnittää huomiota koulutuksen toteutusvaiheessa.

Käytä luotettavaa webinaarijärjestelmää

Webinaarina toteutetussa koulutuksessa osallistujien mielenkiinnon säilyttäminen ja toisaalta koulutuksessa välitetyn sisällön omaksuminen riippuu suuresti siitä, millaisen osallistujakokemuksen koulutuksessa käytettävä webinaarijärjestelmä tarjoaa.

Sumeat PowerPoint-diat ja pätkivä ääni saavat koulutuksen osallistujat ensin irvistämään tuskaisesti ja sen jälkeen siirtämään huomionsa muihin tietokoneensa kautta saavutettavissa oleviin asioihin, kuten sähköpostiin tai sosiaaliseen mediaan.

Webinaarijärjestelmän laadusta tinkiminen on koulutusten järjestäjälle säästöä väärässä paikassa. Suosittelen koulusten järjestäjälle lämpimästi panostamista laadukkaaseen ja kaikille osallistujille mahdollisimman helppokäyttöiseen webinaarijärjestelmään.

GoToWebinar-webinaarijärjestelmä on osoittautunut koulutuskäytössä sekä erittäin luotettavaksi että myös kuvan ja äänen laadultaan erinomaiseksi.

Kun tekninen alusta on kunnossa, koulutuksen järjestämisessä voi rauhassa keskittyä sisältöön ja muihin onnistumisen kannalta tärkeisiin asioihin.

Suunnittele järjestäjien työnjako etukäteen

Webinaarina järjestetyt koulutukset sujuvat parhaiten, kun kouluttajan tai kouluttajien lisäksi mukana on vähintään yksi henkilö, joka huolehtii esimerkiksi webinaarin käynnistämisestä ja tallentamisesta.

Jos osallistujia on paljon, voi olla hyvä, jos järjestäjien joukossa on lisäksi henkilö, jonka tehtävänä on hoitaa vuorovaikutusta osallistujien kanssa (esimerkiksi lyhyiden tiedotteiden lähettäminen chat-viestinä, linkkien jakaminen, kysymysten seuranta).

Tärkeintä on, että kouluttajat voivat keskittyä siihen, mitä varten he ovat paikalla: kouluttamiseen ja mahdollisesti osallistujien esittämiin kysymyksiin vastaamiseen.

Mieti koulutuksen pituus ja sisällön määrä virtuaalisen tapahtuman ehdoilla

Luokkahuoneessa toteutetussa koulutuksessa asiat etenevät hitaammalla vauhdilla kuin webinaarissa, jossa esimerkiksi osallistujien spontaanit kommentit eivät pysty keskeyttämään kouluttajaa.

Webinaarissa onkin mahdollista välittää luokkahuonekoulutukseen verrattuna samassa ajassa moninkertainen määrä tietoa.

Koulutusta webinaarina järjestävän onkin harkittava, kannattaako jaetun tiedon määrä maksimoida, vai onko järkevämpää tyytyä sopivaan määrään tietoa, jolloin osallistujien keskittymiskykyä ei koetella liikaa.

Webinaarin pituutta ei sinänsä tarvitse arastella niin paljon, kuin monet ensimmäistä webinaarina toteutettavaa koulutusta suunnittelevat intuitiivisesti ajattelevat.

Webinaari ei ole etukäteen tallennettu video, vaan live-tapahtuma, jossa osallistujat kokevat olevansa mukana samaan aikaan muiden ihmisten kanssa, vaikka eivät pysty toisia osallistujia näkemään tai kuulemaan. Aika kuluu webinaarissa huomattavasti nopeammin kuin videota katseltaessa.

Mitään absoluuttista maksimiaikaa ei webinaarina toteutettavalle koulutukselle ole olemassa. Koulutus voi olla tarvittaessa jopa useiden tuntien pituinen, jolloin pelataan samoilla pelisäännöillä kuin luokkahuoneessakin: pidetään sopivin välein lyhyitä kahvitaukoja välissä ja tarvittaessa yksi pitempi (lounas)tauko ohjelman puolivälissä.

Pidä kenraaliharjoitus

Webinaarin toteutus on hyvä käydä läpi etukäteen, esimerkiksi koulutusta edeltävänä päivänä. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun kouluttajana toimii ulkopuolinen asiantuntija, joka hoitaa oman työnsä tulematta fyysisesti paikalle koulutuksen järjestäjän tiloihin.

Kenraaliharjoituksen aikana ei ole tarkoitus käydä läpi koko koulutuksen sisältöä, vaan keskittyä niihin asioihin, joissa tulee helpoiten kömmähdyksiä. Esimerkiksi PowerPoint-esityksen näyttäminen kouluttajan tietokoneelta on hyvä treenata etukäteen, jotta asiaa ei tarvitse enää harjoitella varsinaisen koulutuksen alussa.

Mieti, tarvitsetko videotallenteen

Webinaarina toteutetun koulutuksen etuihin kuuluu myös se, että koulutuksen voi helposti tallentaa kokonaisuudessaan videolle.

Luokkahuonekoulutuksen puheet haihtuvat yleensä taivaan tuuliin ja osallistujien on myöhemmin tultava toimeen oman muistinsa, omien muistiinpanojensa sekä koulutuksessa jaetun (yleensä ei kovin yksityiskohtaisen) esitysmateriaalin turvin.

Webinaarina toteutetun koulutuksen sisällön voi myöhemmin katsoa ja kuunnella sanasta sanaan uudestaan – kunhan vain tallennusmahdollisuutta on käytetty hyväksi webinaarin aikana.

Päätös webinaarina toteutettavan koulutuksen tallentamisesta on syytä tehdä etukäteen ja samalla sopia, kuka järjestelyihin osallistuvista henkilöistä huolehtii tallennusnapin painamisesta koulutuksen alussa.

Ellei tallenteelle lopulta ole käyttöä, sen voi aina helposti hävittää. Toisaalta, jos koulutus on pidetty ja tallennus jäi tekemättä, ainoa tapa saada koulutuksesta videotallenne on toteuttaa se uudestaan webinaarina.