Webinaari eli verkkoseminaari (johdettu englanninkielisestä sanasta webinar eli web + seminar) on internetissä webinaariohjelmiston avulla toteuttu virtuaalinen tapahtuma, johon sekä järjestäjät että yleisö osallistuvat omalta tietokoneelta, tabletilta tai älypuhelimelta maantieteellisestä sijainnista riippumatta.

Webinaari ei ole sama asia kuin seminaarista tai tapahtumasta lähetettävä verkkolähetys eli videostriimaus.

Tällaisiakin voi toki tehdä, mutta kyseessä ei silloin ole webinaari, vaan fyysisen tapahtuman laajennus verkkoon. Webinaari on kokonaisuudessaan verkossa toteutettu tapahtuma, johon osallistuminen ei edellytä keneltäkään siirtymistä mihinkään tiettyyn paikkaan.

Webinaari on tapahtuma 

Webinaari on oikea tapahtuma, vaikkakin virtuaalinen sellainen. Tämä näkyy selkeästi siinä, että webinaarilla on aina tietty toteutusajankohta (päivämäärä, viikonpäivä ja kellonaika), joten webinaariin tullaan mukaan aivan kuten fyysiseen tapahtumaan.

Tarkalla toteutusajankohdalla on paljon suurempi merkitys yleisölle kuin pikaisesti voisi kuvitella. Osallistujat sitoutuvat aikataulutettuun ja ”livenä” toteutettuun webinaariin aina voimakkaammin kuin milloin tahansa katseltavissa olevaan videoon. 

Sitoutuminen näkyy myös yleisön suhtautumisessa ajankäyttöön. Monelle jo 5 minuutin pituisen YouTube-videon katsominen voi olla haasteellista, mutta mielenkiintoista sisältöä tarjoavassa live-webinaarissa 45 – 60 minuuttia kuluu yllättävän nopeasti.

Webinaarit voidaan toki myös tallentaa videolle ja tarjota myöhemmin katseltavaksi.

Webinaari on uusi ja tehokas tapa toteuttaa tapahtumia

Webinaari järjestetään verkossa käyttäen erityistä webinaarijärjestelmää, jollainen on esimerkiksi LogMeIn GoToWebinar.

Webinaarijärjestelmät ovat pilvipohjaisia (SaaS, Software as a Service), joten niiden käyttöönotto on helppoa ja nopeaa.

Webinaarina voi toteuttaa monia erilaisia tapahtumia, esimerkiksi koulutus- tai tiedotustilaisuuksia sekä erilaisia markkinointiin ja myyntiin liittyviä tapahtumia, kuten tuote-esittelyitä ja lanseeraustilaisuuksia.

Kun toteutat tapahtumasi webinaarina, saat fyysiseen tapahtumaan verrattuna esimerkiksi seuraavat edut:

• Tavoitat helposti myös maantieteellisesti hajanaiset yleisöt, joiden kokoaminen yhtä aikaa samaan fyysiseen paikkaan on vaikeaa tai taloudellisesti kannattamatonta
• Säästät merkittävästi sekä järjestäjien että osallistujien aikaa, kun kaikki tapahtumaan osallistumiseen liittyvät siirtymiset, matkustamiset ja odottelut jäävät pois
• Säästät merkittävästi toteutuskustannuksia, sillä et tarvitse webinaaria varten salia, auditoriota tai muuta tapahtumapaikkaa

Webinaari yhdistää järjestäjät ja yleisön ilman fyysistä tapahtumapaikkaa

Webinaarin virtuaalisuus tarkoittaa sitä, että webinaarin järjestäjät eivät tarvitse erityistä fyysistä tapahtumapaikkaa webinaarin toteuttamista varten.

Kaikki webinaarin toteuttamiseen osallistuvat järjestäjät, avustajat ja esiintyjät voivat hoitaa osuutensa valitsemastaan paikasta webinaarijärjestelmän kautta.

Virtuaalisuus helpottaa esimerkiksi vierailevien luennoitsijoiden käyttöä, sillä on huomattavasti helpompi saada haluttu esiintyjä liittymään webinaariin etäyhteydellä vaikkapa puolen tunnin puheenvuoroa varten, kuin saada sama henkilö matkustamaan satoja kilometrejä paikan päälle.

Millainen viestintäkanava webinaari on?

Webinaari on reaaliaikainen, audiovisuaalinen ja kaksisuuntainen viestintäkanava, jossa voi hyödyntää monenlaisia kuvan ja äänen yhdistelmiä sekä vuorovaikutuskeinoja.

Webinaarissa voidaan välittää sisältöä osallistujille sekä äänen että kuvan välityksellä. Yleisö kuulee esiintyjien äänen ja näkee heidän käyttämänsä esitysmateriaalin oman tietokoneensa tai muun käyttämänsä laitteen näytöllä.

Osallistujat liittyvät webinaariin omalta tietokoneeltaan, tabletiltaan tai älypuhelimeltaan internet-yhteyden kautta ja näkevät webinaarin esitykset joko sovelluksen kautta tai selainikkunassa.

Webinaarin äänen voi kuulla päätelaitteen kaiuttimien tai kuulokkeiden kautta.

Luennoitsijat ja kouluttajat voivat hyödyntää PowerPoint-esityksiä ja muita dokumentteja sekä näyttää sisältöjä verkosta tai erilaisista sovelluksista (Excel jne.).

Webinaarissa voi olla useita esiintyjiä, joiden kesken esiintymisvuoroa voidaan vaihtaa tarpeen mukaan.

Webinaarit ovat lähtökohtaisesti live-tapahtumia, mikä mahdollistaa reaaliaikaisen vuorovaikutuksen esiintyjien ja yleisön välillä. Kuten tavanomaisissakin koulutus- ja luentotilaisuuksissa, myös webinaareissa osallistujat voivat esittää kysymyksiä ja saada niihin vastauksia.

Tilaisuuden lopussa osallistujille voidaan esittää automaattinen palautekysely, jonka tulokset ovat käytettävissä jo muutaman minuutin kuluttua webinaarin päättymisestä.

LogMeIn GoToWebinar-järjestelmää käytettäessä webinaariin voi yhtä aikaa osallistua jopa 3000 henkilöä. Tämä mahdollistaa suurempienkin yleisöjen palvelemisen tehokkaasti.

Webinaari voidaan lisäksi tallentaa videolle myöhempää katselua varten, mikä edelleen kasvattaa tämän viestintäkanavan kustannustehokkuutta.

Millaista sisältöä webinaarissa voi esittää?

Perusmuotoinen webinaarilähetys on yhdistelmä luennoitsijan tai muun esiintyjän puhetta ja tietokoneen ruudulta jaettua visuaalista esitysmateriaalia (esimerkiksi PowerPoint-esitys)

Edellä mainittuja täydentämään voidaan lisätä esiintyjän tai esiintyjien videokuva.

Esitysmateriaaleja käytettäessä videokuvan rooli on lopulta melko vähäinen. Kamerakammoisen luennoitsijan ei siksi kannata ottaa turhaa lisästressiä esiintymisensä yhteydessä: videokameran voi vaikkapa lyhyen esittäytymisen jälkeen huoletta sulkea ja keskittyä mahdollisimman hyvän suullisen esityksen tuottamiseen.

Onnistuneen webinaarin sisällön reseptin tärkeimmät ainekset ovatkin sujuva suullinen esiintyminen ja ytimekäs, selkeä esitysmateriaali.

Tyypillisin ja monikäyttöisin sisältömuoto webinaarissa on ruudulta jaettava diaesitys (PowerPoint, Keynote tai vastaava).

PowerPoint-esityksen tilalla tai lisäksi voi webinaarissa näyttää sisältöä esimerkiksi selainikkunasta tai sovelluksesta – esimerkiksi erilaiset ohjelmistodemot toimvat erittäin hyvin webinaarin sisältönä.

Diaesitysten lisäksi valokuvat ja piirrokset soveltuvat erittäin hyvin käytettäväksi webinaariesityksissä.

Webinaarin sisällön osana voi hyödyntää myös etukäteen tallennettuja videomateriaaleja, esimerkiksi haastatteluja, luentoja tai ulkona kuvattuja osuuksia. Videot voivat olla pituudeltaan muutamista kymmenistä sekunneista ylöspäin.

Muista: webinaarissa voit näyttää yleisöllesi kaikkea, mitä voit itse nähdä oman tietokoneesi ruudulla.

Pitääkö webinaarista pyrkiä tekemään televisio-ohjelman kaltainen?

Vaikka nykyisellä teknologialla webinaarin sisällön tuottamisessa voidaan käyttää jopa teräväpiirtotelevisiotasoista ja monikameraista videotuotantokalustoa, webinaareista ei yleensä kannata pyrkiä tekemään visuaalisesti televisio-ohjelman kaltaisia.

Vaikka ensimmäinen mielikuvallinen lähtökohta oman webinaarin visuaalisuuden suunnittelulle olisi ”aamu-tv”, on hyvä pysähtyä hetkeksi miettimään sitä, millaiseen viestintäympäristöön ohjelmaa ollaan viemässä.

Itsestään selvää on, että webinaarin täytyy toimia teknisesti hyvin – kuvan pitää näkyä kirkkaana ja äänien kuulua selkeinä.

MUTTA: Internet ei ole sama asia kuin broadcast-televisio:

• Webinaarin osallistujat eivät ole tulossa katsomaan A-studiota tai muuta keskusteluohjelmaa, vaan osallistumaan verkkotapahtumaan – joka voi tarkoittaa muutakin kuin katselua ja kuuntelua
• Webinaareihin ei myöskään tulla näyttäytymään, kuluttamaan aikaa tai ”verkostoitumaan” – osallistujalla täytyy olla jokin muu motiivi pysyä mukana jopa 60-90 minuuttia
• Monet liittyvät mukaan puhelimella, jonka pienellä näytöllä viherkasvit ja sohvien kuvioinnit eivät kuitenkaan pääse oikeuksiinsa – kuinka paljon niihin tarvitsee panostaa?
• Webinaareihin osallistuvat ihmiset ovat tottuneet Instagram- ja TikTok-videoihin – miksi yrityksen järjestämässä webinaarissa pitäisi tavoitella jotain, mikä vastaa hyvin huonosti vallitsevia mediasisällön kulutustottumuksia?

Edellä mainituista syistä ulkoisia puitteita enemmän osallistujien tyytyväisyyteen vaikuttaa webinaarin sisällöllinen anti.

Jos sisältö vastaa sitä mitä webinaarikutsussa on luvattu, osallistujan tyytyväisyyteen riittää, että esitysmateriaalit näkyvät terävinä ja puhujan ääni kuuluu selkeästi.

Panostaminen ulkoisiin puitteisiin ei pelasta webinaaria, jonka sisältö ei kiinnosta osallistujia. Ulkoisesti ja teknisesti yksinkertainen toteutus yhdistettynä loistavaan sisältöön ei milloinkaan saa aikaan tyytymättömiä osallistujia tai pilaa yhdenkään brändin imagoa.

Millaista vuorovaikutusta webinaarissa voi hyödyntää?

Webinaarin viestintämalli on toiseen yleisesti käytettyyn virtuaalisen tapahtuman muotoon, verkkokokoukseen, verrattuna lähtökohtaisesti erilainen:

• Webinaareille on tyypillistä yhdeltä monelle -tyyppinen viestintämalli (esiintyjä puhuu ja näyttää, yleisö kuuntelee)
• Verkkokokouksille on tyypillistä monelta monelle -tyyppinen viestintämalli (kaikki osallistujat voivat puhua ja näyttää vuorollaan, kaikki voivat kysyä ja kommentoida)

Yhdeltä monelle -viestintämalli on webinaarissa kuitenkin vain lähtöasetelma, jonka rikkominen on webinaarijärjestelmien tekniikan ansiosta mahdollista ja myös erittäin suositeltavaa.

Webinaari onkin siinä suhteessa täysin samanlainen fyysisen tapahtuman kanssa, että myös webinaarissa on mahdollisuus kaksisuuntaiseen, reaaliaikaiseen vuorovaikutukseen esiintyjien ja yleisön välillä.

Juuri kaksisuuntaisen vuorovaikutuksen hyödyntämiseen perustuu webinaarin ylivoimainen viestinnällinen teho useimpiin muihin viestintäkanaviin verrattuna.

Webinaarin järjestäjät voivat luoda kaksisuuntaista vuorovaikutusta yleisön kanssa webinaarin aikana esimerkiksi:

• Kannustamalla osallistujia esittämään kysymyksiä kirjoittamalla ne kysymys/keskustelukanavaan (Chat, Questions)
• Esittämällä kysymyksen ja pyytämällä osallistujia vastaamaan kirjallisesti kysymys/keskustelukanavaan
• Ottamalla osallistujilta vastaan myös suullisia kysymyksiä ja kommentteja (webinaareissa osallistujilla ei ole oikeutta avata oma-aloitteisesti mikrofonia, mutta järjestäjät voivat avata niitä yksitellen)
• Esittämällä osallistujille pikakyselyitä (poll), joihin osallistujat vastaavat valitsemalla sopivan tai sopivat vaihtoehdot (tulokset voi jakaa välittömästi ja niistä voi keskustella)
• Järjestämällä yleisölle äänestyksen ulkopuolisen järjestelmän avulla (esim. Mentimeter)

Kyse on tässäkin enemmän järjestäjän mielikuvituksesta kuin teknisistä mahdollisuuksista. Pienillä asioilla voi usein saada aikaan merkittäviä parannuksia webinaarin sujuvuudessa ja kiinnostavuudessa.