Webinaarin hyödyt perustuvat suurelta osin riippumattomuuteen fyysisestä sijainnista.

Tässä joitakin esimerkkejä järjestäjälle ja osallistujille syntyvistä hyödyistä, jotka ovat seurausta tiedotustilaisuuden, koulutuksen tai muun tapahtuman toteutuksesta webinaarina:

HYÖTY 1: Maantieteellisesti hajanainen yleisö voidaan helposti koota yhteen

Järjestämällä tapahtuman webinaarina pääset eroon yhdestä tilaisuuksien toteuttamista vaikeuttavasta esteestä, maantieteestä.

Kun tilaisuus toteutetaan webinaarina, siihen voi osallistua mistä päin maata tai maailmaa tahansa, kunhan käytössä vain on kohtuullisen nopea nettiyhteys ja päätelaite (tietokone, tabletti tai älypuhelin).

Maantieteen aiheuttamien ongelmien poistaminen webinaaritoteutuksen avulla mahdollistaa monien sellaisten tapahtumien toteuttamisen, joiden järjestäminen fyysisenä tapahtumana ei olisi kannattavaa.

HYÖTY 2: Ajan säästö

Webinaariin osallistumista varten kenenkään ei tarvitse matkustaa toiselle paikkakunnalle, tai yleensäkään siirtyä yhtään minnekään.

Esiintyjille riittää ilmestyminen ”linjoille” varttitunti ennen oman puheenvuoron alkua ja yleisöön osallistuvat voivat huolehtia muista tehtävistään rauhassa tilaisuuden avaussanoihin asti.

Varsinaiseen koulutukseen tai muuhun tilaisuuteen osallistumiseen kuluva aika ei yleensä mene hukkaan, tai ainakaan sen ei pitäisi mennä.

Suurin ajan tuhlaus tapahtuu yleensä ennen tilaisuutta ja tilaisuuden jälkeen.

Pelkästään erilaisten paikasta toiseen siirtymisten poistaminen tuottaa merkittävän ajansäästön. Myöskään odottelua ennen tilaisuuden alkua ei webinaarissa juuri synny.

Webinaarin päätyttyä kaikki mukana olleet ovat muutamassa minuutissa valmiita jatkamaan muita tehtäviään.

Edellä mainittuun voidaan lisätä vielä se, että webinaarissa sisältöä siirtyy esiintyjiltä kuulijoille keskimäärin noin 2 – 3 kertaa nopeammin kuin tavanomaisessa seminaarissa.

Webinaari säästää siis aikaa myös siten, että lyhyempi aika riittää saman asian välittämiseen yleisölle.

HYÖTY 3: Välittömien kustannusten säästö

Webinaari laskee merkittävästi tilaisuuden järjestämiskynnystä silloin, kun kustannukset ovat tärkeä tapahtuman kannattavuuteen vaikuttava tekijä.

Webinaarilla voit saada sadoista henkilöistä koostuvan kohdeyleisön jakamatonta huomiota jopa 60 – 90 minuuttia kerrallaan korkeintaan muutaman sadan euron kokonaiskustannuksilla (median ja järjestelyjen osuus).

Yleisösi voi olla maantieteellisesti hajallaan  – vaikka ympäri maapallon, kunhan vain osallistujien käytössä on kohtuullisen nopea internetyhteys.

Webinaarissa välittömiä kustannuksia syntyy vain sisällöstä, webinaarijärjestelmän käyttölisenssistä ja mahdollisesti järjestelyihin ostettavasta ulkopuolisesta työpanoksesta. Tilavuokrat, tarjoilut ja muuta tavanomaisiin tilaisuuksiin liittyvät menoerät jäävät pois. 

HYÖTY 4: Nopeus

Webinaari on fyysiseen tapahtumaan verrattuna ylivoimaisen ketterä tapa järjestää tilaisuus.

Tarvittaessa järjestät webinaarin vaikka samana päivänä. Webinaarin voi käynnistää myös ”lennosta”, mikä sopii erinomaisesti organisaation sisäisten tietoiskujen ja vastaavien tilaisuuksien nopeaan toteuttamiseen.

Webinaari on siis reaaliaikainen viestintäkanava myös siinä suhteessa, että sen saa avattua aina silloin, kun tarvetta on.

HYÖTY 5: Ekologisuus

Vähäinen asia ei ole myöskään webinaarien käyttöön liittyvä ympäristöhyötyjen näkökulma. Koska webinaarien käyttö vähentää liikkumisen tarvetta, se johtaa kunkin tilaisuuden osalta merkittävästi tavanomaisia seminaareja pienempään ympäristökuormitukseen.

YHTEENVETO: Webinaarin hyödyt järjestäjälle ja osallistujille

Esimerkkejä webinaarin hyödyistä koulutus-, tiedotus- ja markkinointitilaisuuksien järjestäjälle ovat:

• Mahdollisuus tarjota koulutusta myös sellaisille kohderyhmille, joiden saaminen fyysisiin koulutustilaisuuksiin on hankalaa ajankäyttö- tai kustannussyistä
• Nopeus, järjestät tilaisuuden vaikka muutaman tunnin varoitusajalla
• Kustannussäästöt ja ympäristöystävällisyys

Esimerkkejä webinaarin hyödyistä koulutus-, tiedotus- ja markkinointitilaisuuksiin osallistujille ovat:

• Kenenkään ei tarvitse matkustaa tai istua ruuhkassa voidakseen osallistua, sillä koulutukset ja seminaarit tulevat osallistujien luokse
• Ajankäytöllisesti huipputehokasta, sillä osallistuja voi hypätä mukaan minuuttia ennen tilaisuuden alkua ja minuutti sen päättymisen jälkeen hän on jo päässyt jatkamaan muita tehtäviään
• Kutsutuilla on mahdollisuus nähdä tilaisuus myöhemmin tallennettuna esteen sattuessa – esimerkiksi koulutuksen sisältö ei voi milloinkaan mennä täysin ohi silmien ja korvien