Webinaari on verkossa toteutettu tapahtuma, johon osallistutaan tietokoneella tai mobiililaitteella verkkoyhteyden kautta.

Koska webinaari on tapahtuma, sillä on aina etukäteen ilmoitettu toteutuspäivä ja alkamisajankohta.

Webinaarin ajallisesta kestosta keskeisen osuuden täyttää useimmiten järjestäjän tuottama sisältö, jonka lisäksi yleisöllä on mahdollisuus vuorovaikutukseen esimerkiksi esittämällä omia kysymyksiä.

Webinaarin voi edellä mainituista lähtökohdista toteuttaa yhteensä kolmella eri tavalla:

1. Live-webinaari
2. Hybridiwebinaari
3. Automaattinen webinaari

Live-webinaari

Live-webinaari on webinaarin alkuperäinen toteutusmuoto.

Nimensä mukaisesti live-webinaarissa kaikki osallistujille näkyvä ja kuuluva sisältö tuotetaan reaaliaikaisesti – esiintyjät puhuvat ja näyttävät PowerPoint-esityksiä tai muita esitysmateriaaleja juuri sillä hetkellä, kun webinaari on käynnissä.

Live-webinaarin aikana voidaan näyttää myös aiemmin tallennettuja videoita, mutta niiden ajallinen osuus webinaarin koko kestosta on vähäinen.

Live-webinaarissa osallistujat voivat yleensä esittää kysymyksiä joko kirjoittamalla ne kysymysikkunaan tai suullisesti, mikäli webinaarin järjestäjä antaa osallistujille tähän mahdollisuuden.

Live-webinaarin aikana esiintyjät ja järjestäjät voivat vastata yleisön esittämiin kysymyksiin reaaliajassa. Tämä on yksi webinaarin selkeistä vahvuuksista esimerkiksi YouTubessa julkaistuihin videoihin nähden.

Live-webinaari voidaan aina tallentaa ja tarjota myöhemmin katseltavaksi videona.

Milloin live-webinaari?

Live-webinaari on hyvä vaihtoehto aina, kun webinaarin esiintyjät ovat käytettävissä ja webinaarin sisältö on sellaista, joka on helppo esittää live-lähetyksessä (esimerkiksi PowerPoint-esitykset).

Jos webinaarin sisällössä on lisäksi keskeistä ajankohtaisuus, live-webinaari on erinomainen tapa jakaa uusinta tietoa omalle yleisölle. Webinaarin esiintyjät voivat tarvittaessa muokata omia esityksiään viime hetkille asti – ja tehdä muutoksia vielä live-lähetyksen aikanakin.

Live-webinaarin keskeinen vahvuus onkin nimenomaan sen täydellinen reaaliaikaisuus.

Live-webinaari on aina hyvä vaihtoehto aina, kun on tärkeää luoda yleisölle mahdollisimman voimakas läsnäolon tuntu ja hyödyntää mahdollisimman paljon erilaisia vuorovaikutusmahdollisuuksia webinaarin aikana (pikakyselyt jne.).

Hybridiwebinaari

Hybridiwebinaari on hyvin samankaltainen kuin live-webinaari, yhdellä merkittävällä poikkeuksella:

Hybridiwebinaarin sisällöstä merkittävä osa voi olla etukäteen tallennettua videota, joka näytetään webinaarin yleisölle halutussa webinaarin vaiheessa.

Esimerkki 1:

Webinaarissa on yhteensä kolme puhujaa, joista kaksi on mukana live-yhteydellä. Live-yhteyden kautta osallistuvat puhujat esittävät oman osuutensa reaaliajassa.

Kolmannen puhujan osuus on tallennettu etukäteen videolle ja tämä videotallenne toistetaan webinaarin aikana kyseisen puhujan esitysvuoron aikana.

Esimerkki 2:

Keskeinen osa webinaarin suunniteltua sisältöä on tuotedemo, joka näytetään 3D-ohjelmiston avulla. Demoon sisältyy kohtalainen häiriöiden mahdollisuus, jonka ei toivota tapahtuvan live-lähetyksen aikana.

Webinaarin järjestäjä tallentaa tuotedemon etukäteen videolle, jolloin voidaan varmistaa se, että live-webinaarin aikana yleisölle näytetään täydellisesti onnistunut demo.

Koska hybridiwebinaari on lähtökohtaisesti live-webinaari, kaikki live-webinaarin vahvuudet ovat läsnä ja hyödynnettävissä myös hybridiwebinaarissa (esimerkiksi kysymyksiin vastaaminen).

Myös hybridiwebinaarit voidaan tallentaa ja tarjota myöhemmin katseltaviksi videotallenteina.

Milloin hybridiwebinaari?

Hybridiwebinaari on parhaimmillaan silloin, kun webinaarin sisällössä on sellaisia osuuksia, jotka toistuvat webinaarista toiseen.

Tällaiset esitykset, tuote- tai ohjelmistodemot ym. voidaan tallentaa etukäteen videolle, joka toistetaan webinaarin aikana.

Hybridiwebinaari säästää asiantuntijoiden aikaa, sillä heidän tarvitsee hoitaa esityksensä vain kerran (tallennustilanne).

Hybridiwebinaari voi olla hyvä ratkaisu myös silloin, kun:

• Webinaariin halutaan ulkopuolisen asiantuntijan puheenvuoro, mutta live-esiintymisen järjestäminen on vaikeaa
• Webinaarissa halutaan näyttää sisältöä, jonka tuottaminen live-webinaarin yhteydessä on mahdotonta (esimerkiksi ulkokuvaukset)

Automaattinen webinaari

Automaattinen webinaari poikkeaa järjestelyiltään merkittävästi edellä kuvatuista:

Automaattisessa webinaarissa ei ole paikalla yhtään puhujaa tai avustajaa. Kaikki webinaarissa yleisölle esitettävä sisältö on tallennettu etukäteen videolle, jonka toistamisen webinaarijärjestelmä käynnistää automaattisesti webinaarin ilmoitettuna alkamisajankohtana.

Yleisön näkökulmasta automaattinen webinaari toimii kuten live-webinaari. Siihen ilmoittaudutaan etukäteen, webinaarijärjestelmä lähettää muistutuksia ennen webinaarin alkua, ja liittymisen jälkeen webinaarin ohjelma alkaa ilmoitettuna kellonaikana.

Myös automaattisen webinaarin aikana osallistujat voivat lähettää kysymyksiä, joihin ei luonnollisesti voida vastata puhujien toimesta webinaarin aikana. Kysymykset jäävät kuitenkin talteen, jolloin järjestäjä voi olla kysyjään yhteydessä webinaarin jälkeen.

Automaattisen webinaarin voi helpoiten luoda aiemmin toteutetusta ja tallennetusta live-webinaarista. Yksi onnistunut live-webinaarin toteutuskerta voi siis jatkaa elämäänsä automaattisen webinaarin muodossa.

Milloin automaattinen webinaari?

Automaattinen webinaari on erinomainen keino järjestää mahdollisimman paljon tapahtumia ja tavoittaa suuri määrä osallistujia pienimmillä mahdollisilla järjestelykustannuksilla.

Automaattinen webinaari on erittäin kustannustehokas, sillä sen toteutus ei vaadi henkilötyöpanosta tapahtuman aikana.

Automaattisen webinaarin järjestäminen on erityisen hyvä vaihtoehto silloin, kun webinaarin sisältö ei vanhene nopeasti. Automaattista webinaaria voi toistaa niin kauan kuin webinaarissa esitetyt asiat ovat ajan tasalla.

Miksi webinaarit kannattaa toteuttaa itsenäisinä tapahtumina?

Useimmille, jotka järjestävät tapahtumia, on tuttua seminaarien, kokousten ja muiden fyysisten tapahtumien toteuttaminen.

Webinaarilähetyksen liittäminen valmiiksi suunniteltuun fyysiseen tapahtumaan voi siksi tuntua luontevalta, jopa ainoalta oikealta lähtökohdalta webinaarin toteuttamiselle. 

Viime vuosina ovat yleistyneet niin sanotut hybriditapahtumat. Käytännössä hybriditapahtumat ovat fyysisiä tapahtumia, joista toteutetaan live-lähetys jonkin suoratoistopalvelun (esim. YouTube) kautta. Näitä live-lähetyksiä kutsutaan toisinaan webinaareiksi, mikä on osaltaan luonut mielikuvaa webinaarista eräänlaisena fyysisen tapahtuman laajennuksena.

Käytäntö on kuitenkin osoittanut, että hyvin järjestetyt, fyysisistä tapahtumista täysin erilliset webinaarit tuottavat tyytyväisiä osallistujia ja auttavat järjestäjää paremmin saavuttamaan omia tavoitteitaan, pitäen samalla kustannukset kurissa.

Pelko siitä, että virtuaalinen tapahtuma ei voisi menestyä omillaan, on siis täysin turha.

Uskomus, jonka mukaan voidaksesi järjestää webinaarin, sinun on pakko ensin järjestää fyysinen tapahtuma, on harhaanjohtava. 

Tämä estää sinua hyödyntämästä webinaaria juuri siihen, mihin se parhaiten sopii: korvaamaan fyysinen tapahtuma silloin, kun fyysisen tapahtuman järjestäminen on liian raskasta, kallista, tai muulla tavalla vaikeaa.

Irrottautuminen fyysisten tapahtumien kaavoista tuo tapahtumien järjestämisen kenen tahansa ulottuville

Webinaareja voivat järjestää kaikki, joten webinaarien kautta myös pienemmät yritykset ja organisaatiot voivat hyödyntää tapahtumien voimaa täysipainoisesti.

Näkemys, jonka mukaan webinaari on fyysisen tapahtuman lisäpalvelu, johtaa webinaarien todellisten mahdollisuuksien hylkäämiseen. Webinaarien hyödyt ovat suurimmillaan silloin, kun fyysisen tapahtuman järjestäminen ei ole tehokkain tapa esiiintyjien ja yleisön yhdistämiseen.