Tekniikkaan liittyy webinaarin järjestämisen yhteydessä kaksi keskeistä kysymystä:
- Millaista tekniikkaa webinaarin järjestämiseen tarvitaan?
- Miten tekniikkaa käytetään?
Kuinka mittava tekninen projekti webinaarin järjestäminen on?
Webinaarin järjestämiseen liittyvää tekniikkaa ei kannata pelätä, sillä kaikki tekniset asiat ovat ratkaistavissa helposti ja edullisesti.
Webinaarin järjestämiseen EI tarvita suuria tietojärjestelmähankkeita ja niihin liittyviä investointeja, ohjelmistoasennuksia eikä laitehankintoja. Tekniikkaan liittyvät investoinnit ovat useimmissa tapauksissa korkeintaan muutamia satoja euroja.
Lähes kaikki webinaarien järjestämiseen tarvittava tekniikka on useimmiten jo olemassa, sillä webinaarien toteuttamiseen voi mainiosti käyttää tavallisia toimistotietokoneita, -ohjelmistoja ja oheislaitteita.
Seuraavassa on yhteenveto webinaarin järjestämiseen liittyvästä tekniikasta.
Webinaarijärjestelmä
Tärkein työväline webinaarien järjestäjälle on webinaarijärjestelmä, jota käyttäen webinaari toteutetaan tiettynä ajankohtana.
Webinaarijärjestelmät on kehitetty kokonaisratkaisuiksi, joiden avulla voidaan hoitaa kaikki webinaaritapahtumaan liittyvät vaiheet ja tehtävät.
Webinaarijärjestelmien käytöstä on pyritty tekemään niin helppoa, että webinaarien järjestäminen onnistuu ilman syvällistä teknistä osaamista.
Webinaarijärjestelmä korvaa fyysisten tapahtumien järjestämisessä tarvittavan kokous- tai muun tilan. Lisäksi webinaarijärjestelmä huolehtii monista tilaisuuteen liittyvistä viestinnällisistä tehtävistä, kuten osallistumislinkkien ja muistutusten lähettämisestä.
Webinaari luodaan ja aikataulutetaan webinaarijärjestelmään, jonka jälkeen sinne voi kutsua osallistujia. Useimmat webinaarijärjestelmät luovat webinaarin perustamisen yhteydessä automaattisesti webinaarin ilmoittautumissivun, jonka kautta yleisöön voi ilmoittautua.
Webinaarijärjestelmissä on erilaisia sisällön esitys- ja vuorovaikutustoimintoja, joiden avulla järjestäjät voivat välittää webinaarin keskeisen viestinnällisen sisällön yleisölle ja ottaa webinaarin aikana vastaan osallistujien kysymyksiä ja kommentteja.
Pääset toteuttamaan ensimmäisen webinaarisi vasta hankittuasi käyttöösi webinaarijärjestelmän, joten tämä asia on hoidettava kuntoon viimeistään siinä vaiheessa, kun webinaarin toteutusajankohta on päätetty ja ilmoittautumisten vastaanotto on saatava käyntiin.
Tutustu webinaarijärjestelmiin
Esiintyjien laitevaatimukset
Esiintyjät tuottavat huomattavan osan webinaarin osallistujakokemuksesta, joten on tärkeää varmistaa ennen webinaarin käynnistämistä, että esiintyjillä on käytössään laadukkaan lopputuloksen varmistavat tekniset välineet.
Verkkoyhteydet
Webinaari toteutetaan pilvipohjaisen järjestelmän avulla internetissä, joten parhaan mahdollisen osallistumiskokemuksen tuottamiseksi yleisölle esiintyjillä on oltava käytössään laadukas verkkoyhteys.
Tärkeintä on mahdollisimman korkea tiedonsiirtonopeus verkkoon päin, ei niinkään latausnopeus työaseman suuntaan.
Lisäksi esiintyjien käyttämän yhteyden tulee olla luotettava ja tasalaatuinen, sillä katkot tiedonsiirrossa näkyvät ja kuuluvat yleisölle.
Esiintyjille paras ratkaisu onkin edelleen vanha kunnon kiinteä verkkoyhteys, eli työaseman liittäminen lähiverkkoon ethernet-kaapelilla. Tämän yhteyden kautta saadaan luotettavin ja tasalaatuisin internet-yhteys. Uusimmilla tukiasemilla toteutettuna myös wlan-verkko saattaa toimia, samoin 5G/4G-mobiiliyhteys. Esityksen teknisen laadun heikkenemiseen liittyvät riskit kuitenkin kasvavat siirryttäessä ethernet-kaapelista wlan-yhteyteen ja edelleen mobiiliverkkoyhteyksiin.
Menestysvinkki: Suurin osa webinaariin liittyvistä teknisistä häiriöistä johtuu esiintyjän käyttämästä verkkoyhteydestä. Kun varmistat, että webinaarisi esiintyjät käyttävät laadukkaaksi tiedettyä kiinteää (ethernet) verkkoyhteyttä, olet tehnyt tämän asian suhteen kaiken voitavan.
Mikrofoni ja työaseman ääniasetukset
Mikrofoniin kannattaa panostaa, sillä hyvälaatuisen äänen rooli on yleisön kokemuksen kannalta merkittävä.
Webinaarijärjestelmän kapasiteetti riittää korkeatasoisen äänen välittämiseen, mutta kehnon mikrofonin käyttö voi johtaa äänen osalta surkeaan lopputulokseen.
Laadukkaan mikrofonin avulla varmistetaan, että esiintyjän puhe kuuluu yleisölle selkeästi ja riittävällä voimakkuudella. Voit käyttää laadukasta kuuloke-mikrofoniyhdistelmää tai vielä mieluummin USB-liitännällä varustettua pöytämikrofonia. Noin 150 euron hintainen Blue Yeti -pöytämikrofoni on äänenlaadultaan erinomainen.
Esiintyjien työasemien mikrofoniliitännän äänenvoimakkuus kannattaa tarkistaa siten, että ääni kuuluu riittävällä voimakkuudella mutta säilyy puhtaana. Jos äänessä esiintyy säröä, se on merkki liiallisesta äänenvoimakkuudesta.
Videokamera
Webinaareissa voidaan käyttää videokameraa, jolloin yleisö näkee puhujan videokuvan samalla, kun hän esiintyy.
Webinaarit eivät kuitenkaan ole televisio-ohjelmia, eikä niistä kannata edes yrittää tehdä sellaisia. Videokuvan merkitys jää siksi käytännössä usein huomattavasti vähäisemmäksi kuin webinaarin suunnittelun alkuvaiheissa ajatellaan.
Yksi hyvä käytäntö on hyödyntää videokameraa webinaarin puhujien esittelyn aikana ja kytkeä kamera pois siinä vaiheessa, kun siirrytään varsinaiseen sisältöön. Puhuvan pään näyttäminen esimerkiksi PowerPoint-esityksen yhteydessä tuottaa lopulta hyvin vähän lisäarvoa osallistujille.
Webinaarissa voi käyttää videokamerana kannettavan tietokoneen videokameraa, mikäli se on riittävän hyvälaatuinen. Suositeltavin ratkaisu videokameraksi on kuitenkin työasemaan USB-liitännällä kytkettävä erillinen videokamera, jonka kuvatarkkuus on vähintään 720p (1280×720 pikseliä), mieluiten 1080p (1920×1080 pikseliä). Ulkoisen kameran voi kiinnittää jalustaan, jolloin esimerkiksi oikean kuvakulman löytäminen on helpompaa kuin kannettavan tietokoneen sisäistä kameraa käytettäessä.
Hyvä vaihtoehto webinaarikäyttöön on esimerkiksi Logitech C930, jonka hinta on alle 150 euroa.
Videokameraa käytettäessä nousevat esiin kaikki yleensäkin videokuvaa koskevat kysymykset ja vaatimukset kuten valaistus, puhujan vaatetus, taustanäkymä jne.
Valaistus vaikuttaa videokuvan laatuun voimakkaasti. Hyvä valaistus yhdistettynä keskinkertaiseen videokameraan tuottaa paremman lopputuloksen kuin huippulaatuinen videokamera yhdistettynä heikkoon valaistukseen. Tärkein valaistukseen liittyvä seikka on valon suunta – päävalon tulisi aina tulla kameran takaa, ei esiintyjän takaa.
Jos haluat pitää asiat mahdollisimman yksinkertaisena, voit jättää videokameran pois listalta. Puhujien esittelyyn webinaarin alussa voi hyvin käyttää valokuvia, joiden avulla saadaan tyydytettyä yleisön luonnollinen uteliaisuus puhujan ulkonäköä kohtaan.
Webinaarin toteutuspaikka
Tähän mennessä sinulle on varmasti jo selvää, että webinaari on virtuaalinen ja fyysisestä paikasta täysiin riippumaton tapahtuma. Webinaariin voi tulla mukaan mistä tahansa, kunhan käytössä vain on internet-yhteys.
Webinaarin riippumattomuus fyysisestä paikasta koskee sekä yleisöä että esiintyjiä.
Webinaaria ei ole pakko toteuttaa mistään tietystä sijainnista, jonne esiintyjät ja mahdolliset avustajat kokoontuvat toteutuksen ajaksi.
Poikkeuksena tästä voivat olla aivan ensimmäiset webinaarit, joiden toteuttamisen yhteydessä järjestäjitä ei vielä löydy varmuutta antavaa kokemusta. Tällöin yhteinen sijainti voi auttaa toteutukseen osallistuvaa tiimiä toimimaan mahdollisimman kiinteästi yhdessä ja tuottamaan yleisölle parhaan mahdollisen kokemuksen.
Mahdollisuus hoitaa myös esiintymiset joustavasti sijainnista riippumatta on kuitenkin yksi webinaarin ehdottomista vahvuuksista. Luopuminen tiukasta vaatimuksesta hoitaa kaikki esiintymiset yhdestä paikasta avataan merkittäviä uusia webinaarin sisältöön liittyviä mahdollisuuksia.
Kun puhujien ei tarvitse matkustaa eikä välttämättä edes vaihtaa työhuonetta esiintymisen ajaksi, voit käyttää webinaareissasi myös sellaisia esiintyjiä, joiden saaminen mukaan fyysiseen tilaisuuteen olisi hankalaa ja mahdollisesti myös kallista.
Esiintyjäsi voivat olla mistä päin maailmaa tahansa ja webinaarissa yhden puheenvuoron kesto voi olla jopa vain muutama minuutti. Voit pyytää lyhyttä lausuntoa tai näkemystä sopivalta asiantuntijalta myös sellaisessa tapauksessa, jossa pidemmän luennon tai puheenvuoron toteuttaminen ei olisi kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaista.
Etäyhteyden kautta mukaan tulevan esiintyjän on joka tapauksessa varmistettava verkkoyhteyden laadun lisäksi, että käytössä on esityksen aikana häiriötön ja kaiuton tila, jossa ei ole avoimia ikkunoita imemässä alla kulkevien raitiovaunujen tai rekkojen kolinaa mukaan lähetykseen.
Kun esiintyjän käytössä on lisäksi hyvälaatuinen mikrofoni, valmiudet teknisesti laadukkaan esityksen tuottamiseen ovat olemassa.
