Webinaarin järjestäminen on paljon helpompaa kuin uskotkaan. Jos sinulla on yleisö, jolle sinulle on kerrottavaa, ja jos sinulla on tiedossa esiintyjä, jolla on tarvittava materiaali, voit saada ensimmäisen oman webinaarisi ideasta toteutukseen muutamassa päivässä.

Webinaarin järjestämisen vaiheet

Onnistuneessa ja tuloksellisessa webinaarissa kohtaavat yleisön tarpeet, niitä varten suunnitellut viestit sekä webinaarin järjestäjän tavoitteet.

Webinaarin järjestämiseen sisältyviä vaiheita ovat:

Webinaarin suunnittelu

Webinaarin suunnitteluvaiheessa päätetään ainakin seuraavista asioista:

• Kenelle webinaari on tarkoitettu (kohdeyleisö)
• Mikä on webinaarin aihe
• Mikä on webinaarin tavoite (tiedon välittäminen, osallistujien osaamisen kehittäminen, myynti)
• Mikä on webinaarin ohjelma
• Milloin webinaari toteutetaan (päivämäärä ja kellonaika)
• Kuinka pitkä webinaari on
• Kuka tai ketkä webinaarissa esiintyvät
• Ketkä osallistuvat esiintyjien lisäksi webinaarin toteuttamiseen, missä roolissa (esim. juontaja, moderaattori)
• Millaisia esitysmateriaaleja esiintyjät hyödyntävät
• Millaisella teknisellä järjestelmällä webinaari toteutetaan
• Miten kohdeyleisö kutsutaan webinaariin

Webinaarin valmistelu

Kun webinaarin suunnitelma on valmis, edetään webinaarin valmisteluun. Jos GoToWebinar -lisenssiä ei vielä ole hankittu, tilataan tilaisuuden arvioitua osallistujamäärää vastaava GoToWebinar-lisenssi.

Suurin osa webinaarissa tarvittavasta tekniikasta on useimmilla jo käytössä, sillä webinaarin voi hyvin toteuttaa tavanomaisella tietokoneella ja toimistotasoisella internet-yhteydellä.

Webinaarin esiintyjä tarvitsee joitakin lisälaitteita:

1. Mikrofoni (tärkein oheislaite!!) – suositeltavaa on käyttää USB-liitännällä varustettua pöytämikrofonia tai kuuloke/mikrofoni-yhdistelmää (headset). Kannettavan tietokoneen sisäinen mikrofoni tuottaa lähes aina kumisevan ja ylimääräisiä hälyääniä sisältävän äänisignaalin webinaarilähetykseen, joten sen käyttöä kannattaa välttää.
2. Videokamera – webinaariesiintymisessä voi käyttää kannettavan tietokoneen sisäistä kameraa, mutta tällöin on hyvä asettaa koroke tietokoneen alle, jotta kamera ei kuvaa esiintyjää alhaalta ylöspäiin. Erillisen USB-liitännnällä varustetun web-kameran ja pienen pöytäjalustan hankinta on aina hyvä vaihtoehto, sillä ulkoisen kameran sijoittelu oikealle korkeudelle on helpompaa kuin tietokoneen sisäänrakennetun kameran.

Webinaarin aikataulutus ja osallistujien kutsuminen

Kun GoToWebinar -lisenssi on hankittu, voidaan webinaari perustaa ja aikatauluttaa järjestelmään. Tämän jälkeen tilaisuuden markkinointi voi käynnistyä. Ilmoittautumiset voidaan ottaa vastaan joko suoraan GoToWebinar-järjestelmään tai muuhun käytössä olevaan ilmoittautumisjärjestelmään. Osallistujien tiedot on joka tapauksessa jossain vaiheessa siirrettävä GoToWebinar-järjestelmään osallistumislinkkien lähettämistä varten, jolloin ilmoittautumisten ohjaaminen suoraan GoToWebinar-järjestelmän luomalle ilmoittautumissivulle on kätevin tapa kerätä ilmoittautumisia.

Osallistujien kutsumiseen voi käyttää sähköpostia silloin, kun kohdeyleisön yhteystiedot löytyvät omista rekistereistä. Webinaareihin voi rekrytoida osallistujia myös mainostamalla webinaaria ja ohjaamalla kiinnostuneet laskeutumissivulle, jolta pääsee ilmoittautumaan mukaan.

Webinaarin esitysten valmistelu ja kenraaliharjoitus

Esiintyjät valmistautuvat omiin osuuksiinsa ja viimeistelevät esitysmateriaalinsa käyttövalmiiksi. Esiintyjien on valmistauduttava myös teknisesti – tavallinen Windows- tai Mac -työasema riittää, mutta hyvän äänenlaadun saavuttamiseksi käytössä on syytä olla joko hyvälaatuinen kuuloke/mikrofoniyhdistelmä tai pöytämikrofoni.

Webinaarin valmisteluihin kuuluu myös käsikirjoituksen laatiminen (minuuttiaikataulu), joka varmistaa mm. sen, että tilaisuuden suunniteltu kokonaiskesto ja esiintyjien puheenvuorojen pituus ovat oikeassa suhteessa toisiinsa.

Webinaarissa voidaan käyttää pikakyselyitä, jolloin nämä on valmisteltava käyttökuntoon ennen webinaarin toteutusta. Samoin webinaarin jälkeen osallistujille esitettävän palautekyselyn kysymysten suunnittelu ja kyselyn luominen GoToWebinar-järjestelmään ovat webinaarin viimeistelyyn liittyviä toimenpiteitä.

Ennen h-hetkeä on hyvä pitää kenraaliharjoitus, jossa käydään läpi webinaarin kulku ja testataan äänentoisto sekä esitysmateriaalien sopivuus webinaariin.

Webinaarin toteutus

Webinaari käynnistetään 20 – 30 minuuttia ennen ilmoitettua aloitusajankohtaa valmiustilaan, jonka aikana kuva- ja ääniyhteyttä yleisön suuntaan ei vielä ole, mutta esiintyjät ja muut järjestäjät voivat puhua keskenään ja käydä läpi viime hetken tarkistukset ja valmistelut.

Webinaarin sujuvuuden kannalta on hyvä, että webinaarissa on erityinen ohjaaja, joka toimii taustalla eikä osallistu esityksiin. Ohjaajan tehtävänä on mm. tilaisuuden lähetyksen käynnistäminen, äänenlaadun tarkkailu, tilaisuuden aikataulun pitävyydestä huolehtiminen, tarvittaessa esiintyjien vaihtaminen ja tilaisuuden videotallennuksesta huolehtiminen.

Webinaarin jälkeen

Jälkihoito on tärkeä osa kaikkia tapahtumia, niin myös webinaareja. Webinaarin jälkeen osallistujille voidaan lähettää yhteenveto webinaarin asioista ja mikä tärkeintä, ohjeet webinaarin esitysmateriaalien latausta ja webinaarin videotallenteen katselua varten. Videotallenne on tärkeä osa webinaaria myös siksi, että suurella todennäköisyydellä kaikki ilmoittautuneet eivät koskaan pääse paikalle webinaarin toteutusajankohtana.

Jos webinaarin tavoitteena on myydä jotain tuotetta tai palvelua, on hyvä käytäntö lähettää sähköpostilla yhteenveto webinaarissa tehtävästä tarjouksesta ja linkki tarjouksen lunastuspaikkaan (laskeutumissivu, verkkokauppa) viimeistään webinaarin päättyessä, mahdollisesti jo webinaarin viimeisten minuuttien aikana.

LogMeIn GoToWebinar on ratkaisu vaivattomaan webinaarien toteutukseen

Pitkäkestoisia ja kalliita IT-kehityshankkeita tai monimutkaisia ohjelmistoasennuksia ei webinaarien toteuttamiseen tarvita. Et tarvitse myöskään studiota tai kalliita kamera- ja valaistusjärjestelyjä päästäksesi puhumaan suoraan yleisöllesi.

Tarvitset vain oikean työvälineen ja helpot webinaarit ovat ulottuvillasi aina kun sinulla on tärkeää asiaa kohdeyleisöllesi.

Webinaarien järjestäminen on helppoa ja nopeaa kun toteutat ne GoToWebinar -järjestelmällä. Pilvipohjainen GoToWebinar on nopeasti käyttöön otettava, monipuolinen työväline webinaarien ja verkkokokousten toteutukseen.

Tee itse tai osta webinaarien toteutus palveluna

Edellä kuvatut vaiheet ja toimenpiteet liittyvät onnistuneiden webinaarien toteutukseen. Voit hoitaa webinaarien järjestelyt täysin omin voimin, jos sinulla on aikaa ja intoa opetella sekä GoToWebinar -järjestelmän käyttö että esiintymiseen liittyvät niksit ja käytännöt. Lisäksi on huomioitava työaika, joka kuluu valmisteluihin, tilaisuuden toteutukseen ja jälkihoitoon.

Jos organisaatiosi omat voimavarat ovat jo täysin sidottuna muihin asioihin, tämä ei ole este webinaarien toteuttamiselle. Saat halutessasi kaiken webinaarien järjestelyyn liittyvän työn meiltä palveluna. Webinaarien toteutuksen voi siis ulkoistaa, jolloin vapaudut kaikesta webinaarin järjestämiseen liittyvästä työstä ja ammattilainen hoitaa sen puolestasi.

Webinaarien toteutuksen ulkoistuspalvelu

Voit ostaa webinaarien toteutuksen meiltä myös avaimet käteen -palveluna. Me huolehdimme webinaarin järjestelyistä ja tekniikasta, sinä voit keskittyä oleelliseen – oman yleisösi palvelemiseen hyvällä sisällöllä. Webinaari, jonka sisältö ja tekniikka ovat kunnossa, edistää tavoitteidesi saavuttamista, olipa kyseessä sitten tiedottaminen, kouluttaminen tai markkinointi/myynti.

Miten autamme sinua webinaarin toteuttamisessa

Autamme sinua kaikissa webinaarin toteutuksen vaiheissa ja varmistamme, että tilaisuutesi onnistuu. Kun tilaat meiltä webinaaritoteutuksen ulkoistuspalvelun, saat suunnittelun ja neuvonnan lisäksi avuksesi webinaarien toteutukseen perehtyneen ohjaajan, joka huolehtii webinaarin käytännön toteuksesta alusta loppuun.

Kiinnostuitko?

Lähetä yhteydenottopyyntö – lomakkeen löydät sivun oikeasta ylänurkasta.