GoToWebinar-webinaarijärjestelmässä on käytettävissä kaksi erilaista teknistä tapaa webinaarin järjestämiseen: Standard ja Webcast. Mitä nämä termit tarkoittavat ja mihin kaikkeen teknisen toteutustavan valinta käytännössä vaikuttaa?
Webinaarin järjestäminen – valinta 1: Live vai Automaattinen (Recorded)?
Kun webinaarin luominen käynnistetään GoToWebinar-järjestelmässä, ensimmäinen valinta liittyy siihen, järjestetäänkö live-webinaari vai automaattinen webinaari.
Live-webinaarissa osallistujat seuraavat live-lähetystä ja esiintyjät tekevät työnsä silloin, kun webinaari on käynnissä. Automaattinen webinaari (GoToWebinar-järjestelmässä valinta Recorded, tunnettiin aiemmin nimellä Simulated Live) on puolestaan webinaari, jonka sisältö on kokonaisuudessaan luotu etukäteen ja webinaarin osallistujat seuraavat itse asiassa videotallennetta.
Webinaarin järjestäminen – valinta 2: Standard vai Webcast?
Jos valitset Live-webinaarin järjestämisen, on tämän jälkeen vielä valittava live-webinaarin järjestämiseen käytettävä tekninen ratkaisu.
Vaihtoehtoja on kaksi:
- Standard (ns. tavallinen webinaari)
- Webcast (selainpohjainen webinaari)
Valinta näiden kahden välillä vaikuttaa ennen kaikkea siihen, millä tavalla webinaarin yleisöön liittyvien osallistujien yhteys webinaariin muodostetaan ja minkälainen käyttöliittymä osallistujilla on webinaarin aikana.
HUOM: Webinaarin pääkäyttäjät ja esiintyjät liittyvät webinaariin aina Standard-vaihtoehdon mukaisella teknisellä ratkaisulla.
Standard eli työpöytäsovelluspohjainen GoToWebinar-webinaari
GoToWebinar-webinaarijärjestelmässä Standard-webinaari on live-webinaari, johon osallistutaan tietokoneelta työpöytäsovelluksen avulla. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että kaikkien webinaariin osallistuvien (mukaan lukien webinaarin järjestäjät, avustajat ja vierailevat puhujat) työasemalle asennetaan webinaariin liittymisen yhteydessä pieni apuohjelma.
Kun apuohjelma on asennettu, yhteys webinaariin muodostetaan ja webinaarin sisältö avautuu erilliseen katseluikkunaan. Lisäksi webinaarin osallistujien käytössä on ohjauspaneeli, jonka kautta yleisöön liittyneet osallistujat voivat esimerkiksi esittää tekstimuotoisia kysymyksiä.
Standard-webinaari on GoToWebinarin alkuperäinen ja vuosien mittaan luotettavaksi hiottu tekninen ratkaisu, jonka avulla saavutetaan ensinnäkin erittäin hyvä kuvan laatu. Esimerkiksi PowerPoint-diat näkyvät osallistujille jatkuvasti täsmälleen samalla tarkkuudella kuin esiintyjän omalla ruudulla ilman monia muita webinaarijärjestelmiä vaivaavaa ajoittaista sumentumista.
Ruudulta jaettavan sisällön (diaesitykset, selaimesta näytettävä sivusto, ohjelmisto jne.) lisäksi GoToWebinar Standard -webinaarissa voidaan näyttää yleisölle kuvaa yhdellä tai useammalla videokameralla (jopa 25 videokameraa yhtä aikaa käytössä).
Standard-webinaariin osallistuville voidaan tarjota tietokoneen kautta kuunneltavan äänen lisäksi myös kuuntelumahdollisuus erityiseen konferenssipuhelinnumeroon soittamalla.
GoToWebinar Standard -webinaariin voi osallistua myös tabletilla tai älypuhelimella. Maksuton GoToWebinar-sovellus on tällöin ladattava ja asennettava laitteen sovelluskaupasta ennen osallistumista.
Standard-webinaari on käytettävissä kaikissa GoToWebinar-tilausvaihtoehdoissa.
Suurin yhtäaikainen osallistujamäärä GoToWebinar Standard -webinaarissa on 1000 osallistujaa (GoToWebinar Pro ja Enterprise -lisenssit).
Ainoa Standard-webinaariin liittyvä kysymysmerkki liittyy tarvittavan apuohjelman asentamiseen. Joissakin harvinaisissa tapauksissa työaseman ja/tai lähiverkon tietoturva-asetukset voivat olla niin tiukat, että GoTo Opener -apuohjelmaa ei voida asentaa työasemalle. Tällöin webinaariin osallistuminen ei ole mahdollista ilman IT-tukea ja ääritapauksissa sekään ei auta. Tällaiset tilanteet ovat kuitenkin erittäin harvinaisia, joten Standard on useimmiten webinaarin järjestäjälle sopiva valinta.
Webcast – selainpohjainen GoToWebinar-webinaari jopa 3000 osallistujalle
GoToWebinar Webcast on vaihtoehtoinen tapa järjestää live-webinaari.
Suurin ero Standard-webinaariin nähden liittyy yleisön osallistumistapaan.
Webcast-webinaariin liitytään tavallisella selaimella, eikä erillistä työpöytäsovellusta tarvita.
Selainpohjainen toteutus nopeuttaa webinaariin liittymistä etenkin ensimmäisellä osallistumiskerralla, koska Standard-webinaarissa käytettävän apuohjelman lataus- ja asennusvaiheet jäävät pois. Lisäksi Webcast-webinaariin voi liittyä myös niissä tapauksissa, joissa tiukat tietoturva-asetukset estävät Standard-webinaarissa tarvittavan ohjelmiston asentamisen työasemalle.
Webcast-webinaarin sisältö näkyy osallistujille tavallisessa selainikkunassa. Standard-webinaarissa käytettävää erillistä katseluikkunaa ja ohjauspaneelia ei siis osallistujien ruuduilla näy lainkaan.
Yleisöön tulevat osallistujat voivat kuulla webinaarin esitykset tietokoneen ääniyhteyden kautta. Järjestäjät ja avustajat voivat käyttää myös puhelinta soittamalla webinaarille varattuun konferenssipuheluun.
Osallistujat voivat myös Webcast-webinaarin aikana esittää tekstimuotoisia kysymyksiä kirjoittamalla ne kysymyskenttään, joka avautuu ruudun oikeaan alanurkkaan klikkaamalla pystypalkissa näkyvää kysymysmerkki-symbolia.
GoToWebinar-webinaareissa yleisökysymykset näkyvät vain järjestäjille, toiset osallistujat eivät näe kysymyskenttään kirjoitettuja viestejä.
Webinaarin järjestäjä voi tarjota yleisölle myös ladattavia aineistoja (handouts), esimerkiks puhujien esitykset PDF-tiedostoina. Osallistujat voivat ladata ne klikkaamalla oikean reunan pystypalkissa olevaa symbolia, jolloin ladattavat aineistot näkyvät ja ne voi ladata omalle tietokoneelle.
Myös GoToWebinar Webcast -webinaariin voi osallistua tabletilla tai älypuhelimella. Maksuton GoToWebinar-sovellus on ladattava ja asennettava laitteen sovelluskaupasta ennen osallistumista.
Järjestäjän kannalta Webcast-webinaarin toteuttaminen tapahtuu samalla tavalla kuin Standard-webinaarin. Webinaarin pääkäyttäjät, esiintyjät ja avustajat liittyvät mukaan työpöytäsovelluksella aivan kuten Standard-webinaariin ja voivat käyttää samoja toimintoja kuin Standard-webinaarissa. Selainpohjainen osallistuminen koskee siis vain yleisöä.
Muutamia erojakin löytyy.
Järjestäjän tulee huomioida seuraavat tekniikasta johtuvat rajoitukset silloin, kun Webcast-vaihtoehtoa käytetään webinaarin järjestämisessä:
- Webinaarin aikana ei yleisöstä voi siirtää osallistujia avustajan (panelist) tai pääkäyttäjän (organizer) rooliin kuten Standard-webinaarissa
- Suullisia yleisökysymyksiä ei voi ottaa vastaan, sillä yleisölle ei voi avata puheyhteyksiä kuten Standard-webinaarissa
Kumpi vaihtoehto kannattaa valita?
GoToWebinar Standard on edelleen hyvä vaihtoehto webinaarin tekniseksi toteutustavaksi. Standard on luotettava ja sen kautta välitetyn kuvan ja äänen laatu on aina tasaisen hyvä.
On kuitenkin tilanteita, joissa webcast on suositeltava tai jopa ainoa vaihtoehto:
Webcast-webinaarin käyttöä kannattaa harkita ensinnäkin silloin, kun webinaariin osallistumisesta halutaan tehdä mahdollisimman helppoa. Webcast-webinaari avautuu yhdellä osallistumislinkin klikkauksella tietokoneen oletusselaimeen, joten mukaan pääsevät myös teknisesti vähemmän näppärät osallistujat.
Webcast on tarpeen myös silloin, kun GoToWebinar Standard -webinaarien 1000 osallistujan maksimikapasiteetti ei riitä. Webcast-webinaarin voi osallistua Enterprise-lisenssiä käytettäessä jopa 3000 henkilöä yhtä aikaa.
Kolmas Webcast-vaihtoehton valintaan johtava tilanne syntyy silloin, kun webinaariin kutsutaan yleisöä sellaisesta organisaatiosta, jossa verkon ja työasemien tietoturva-asetukset on ruuvattu niin tiukalle, että GoToWebinar Standard -webinaariin osallistuminen ei ole mahdollista. Webcast-webinaariin voi osallistua sellaisestakin organisaatiosta, jossa käyttäjät eivät pysty asentamaan työasemille mitään lisäohjelmia.
Webcast-webinaarin voi myös esittää suoratoistona sosiaalisessa mediassa
Webcast-webinaarin järjestäjällä on toukokuusta 2021 lähtien ollut käytettävissä lisämahdollisuus esittää webinaari myös suoratoistona esimerkiksi YouTube-kanavalla tai Facebook-sivulla.
Suoratoisto antaa mahdollisuuden tavoittaa webinaarille rajoittamaton määrä katsojia sen toteutusaikana. Lisäksi webinaarin tallenteen voi tarpeen mukaan jättää live-toteutuksen jälkeen katsottavaksi samaan paikkaan, jossa se on esitetty suoratoistona.
Suoratoisto (striimaus) on lisätty kaikille GoToWebinar-käyttäjille ilmaisena lisätoimintona.
GoToWebinar
Järjestä rajattomasti webinaareja kiinteällä hinnalla alkaen 44 €/kk
