Webinaari on suomalaisessa viestintämaisemassa edelleenkin kohtalaisen heikosti hyödynnetty mahdollisuus.

Koska omat, ja myös kaikkien webinaareja toteuttavien asiakkaideni, kokemukset ovat olleet hyvin positiivisia, ajattelin avata tätä aihetta hieman nostamalla esiin muutamia webinaariin liittyviä peruskysymyksiä ja antamalla niihin lyhyet vastaukset.

Mikä on webinaari?

Webinaari eli verkkoseminaari (tulee englanninkielisestä sanasta webinar, siis ”web” ja ”seminar”) on internetissä webinaarijärjestelmän avulla toteutettu virtuaalinen tapahtuma, johon sekä yleisö että esiintyjät voivat liittyä omalta tietokoneeltaan tai muulta päätelaitteeltaan, maantieteellisestä sijainnista riippumatta.

Webinaari on siis aito tapahtuma, vaikkakin virtuaalinen sellainen. Webinaarilla on tietty toteutusajankohta (päivämäärä, viikonpäivä ja kellonaika), joten webinaariin tullaan mukaan aivan kuten fyysiseenkin tapahtumaan.

Vaikka webinaarin voi myös tallentaa, sisällön tuotannon reaaliaikaisuus erottaa webinaarin selkeästi kaikista etukäteen tallennetuista ohjelmista, kuten videoista ja podcasteista. Webinaari toteutetaan live-tapahtuman ehdoilla ja jälkikäteen katseltavissa oleva tallenne on mahdollinen lisäpalvelu.

Millainen media webinaari on?

Webinaarien sisältö koostuu useimmiten tietokoneen ruudulta jaetusta sisällöstä, esiintyjien puheesta ja videokameroiden kautta välitetystä sisällöstä.

Webinaarin keskeinen visuaalinen sisältö syntyy useimmiten teknisesti siten, että esiintyjän tietokoneen näyttöruudun sisältö jaetaan reaaliaikaisesti verkkoon webinaarin osallistujien nähtäväksi.

Jos esiintyjällä on puheenvuoronsa tukena esimerkiksi PowerPoint-esitys, hän käyttää sitä tietokoneeltaan tavanomaiseen tapaan. Koska webinaarin visuaalinen sisältö on ruudulta jaettua näkymää, voit periaatteessa käyttää webinaarisi sisältönä kaikkea sitä, minkä näet tietokoneesi näyttöruudulla.

Webinaarin äänisisältö tuotetaan esiintyjien – puhujien, luennoitsijoiden, kouluttajien, panelistien ja muiden järjestäjän toimeksiannosta paikalla olevien toimesta ja välitetään mikrofonien kautta webinaarijärjestelmään ja siitä edelleen osallistujien äänilaitteisiin.

Videokameroiden hyödyntäminen webinaareissa on voimakkaasti yleistynyt, luultavasti ainakin osittain sosiaalisen median kasvaneen videosisällön vanavedessä. Yrityksissä ja organisaatioissa ei enää

Miten webinaariin osallistutaan?

Osallistujat liittyvät webinaariin omalta tietokoneeltaan, tabletiltaan tai älypuhelimeltaan internet-yhteyden kautta ja näkevät webinaarin sisällön joko webinaarijärjestelmän työpöytäsovelluksen katseluikkunassa tai tavallisen selaimen välilehdellä.

Webinaarin äänen voi kuulla tietokoneen kaiuttimien tai kuulokkeiden kautta. Vaihtoehtoinen (ja hyvin harvoin käytetty) tapa kuunnella webinaarin esityksiä on soittaa puhelimella erityiseen neuvottelupuhelinnumeroon, jonka tiedot toimitetaan webinaarin osallistujille ilmoittautumisen yhteydessä.

Mobiililaitteilla voi myös osallistua webinaariin. Useimmat webinaarijärjestelmät (esimerkiksi GoToWebinar) toimivat mobiililaitteissa erityisen sovelluksen avulla. On olemassa myös sellaisia webinaarijärjestelmiä, joissa osallistuminen myös mobiililaitteilla tapahtuu selaimen kautta. Esimerkki tällaisesta on Demio.

Kuka voi järjestää webinaareja?

Tähän kysymykseen liittyy paljon vääriä käsityksiä. Luultavasti webinaarin hitaaseen yleistymiseen Suomessa vaikuttaa osaltaan se luulo, että webinaarien järjestäminen olisi teknisesti hankalaa ja kallista.

Hyvä uutinen on se, että kumpikaan edellä mainituista ei pidä paikkaansa.

Todellisuudessa webinaareja voi järjestää käytännössä kuka tahansa, jolla on yleisö ja puhuttavaa tälle yleisölle. Webinaareja voivat siis hyödyntää yhtä hyvin suuret kuin pienetkin yritykset ja organisaatiot.

Webinaarin järjestämiseen ei nimittäin tarvita isoja tietojärjestelmähankintoja, ohjelmistoasennuksia eikä merkittäviä laitehankintoja. Eikä myöskään studiotasoisia tuotantotiloja.

Webinaarien hyödyntäminen kannattaa aloittaa yksinkertaisimmalla mahdollisella tavalla – käyttämällä niitä työvälineitä ja työtiloja, jotka ovat jo olemassa. Monimutkaisuutta ja teknisen tuotannon laatua voi aina nostaa kokemuksen karttuessa ja ruokahalun kasvaessa syömisen myötä.