Webinaarin järjestäminen on tekniikan osalta paljon yksinkertaisempaa kuin ensimmäistä kertaa webinaarin järjestämistä suunnitteleva saattaisi uskoa. Osa tarvittavista teknisistä laitteista ja apuvälineistä on yleensä käytössä jo valmiiksi. Lisäksi loputkin onnistuneen webinaarin toteuttamiseen tarvittavat laitteet saa hankittua edullisesti. Tässä nopea katsaus webinaarin järjestäjän tarvitsemiin teknisiin varusteisiin.

Webinaarijärjestelmä

Jos webinaarin järjestämistä suunnittelevalta puuttuu jokin tekninen väline, se on yleensä webinaarijärjestelmä. Webinaarijärjestelmälle ei ole juuri käyttöä muuhun tarkoitukseen, joten niitä ei yleensä hankita odottelemaan yllättävää inspiraatiota webinaarien toteuttamiseen.Yksi ensimmäisistä ja myös tärkeimmistä omien webinaarien järjestämistä suunnittelevan kohtaamista tekniikkaan liittyvistä päätöksistä onkin webinaarijärjestelmän valinta.

Webinaarijärjestelmät ovat pilvipohjaisia, joten niiden käyttöönotto on vaivatonta ja nopeaa. Aikaa kuluukin lähinnä vaihtoehtoihin tutustumiseen ja mahdollisiin testikäyttöjaksoihin.

Jos olet tutkinut tätä sivustoa tarkemmin, tiedät jo varmasti, että suosittelen ammattikäyttöön LogMeIn GoToWebinar -järjestelmää. Se on vuosien mittaan kovissa liemissä keitetty, luotettavaksi ja laadukkaaksi tiedetty webinaarijärjestelmä.

Laadulla on myös hintansa, sillä GoToWebinar ei ole halvin tarjolla oleva vaihtoehto. Jos budjetti on tiukka, kannattaa tutustua Demio-webinaarijärjestelmään. Demio toimii selainpohjaisesti ja sen saa edullisimmillaan käyttöön alle 50 eurolla kuukaudessa.

Työasemat ja ohjelmistot

Webinaarien järjestämiseen ei tarvita erityistä lähetystekniikkaa eikä edes supertehokkaita tietokoneita. Kaikki webinaarin järjestämiseen liittyvät tehtävät ja toimenpiteet voidaan hoitaa käyttämällä tavallisia Windows- tai Mac -tietokoneita ja niihin jo valmiiksi asennettuja ohjelmistoja (esimerkiksi PowerPoint, Keynote jne.).

Webinaarin seuraaminen onnistuu myös tabletin tai älypuhelimen kautta, mutta esiintyjien ja avustajien on liityttävä mukaan käyttäen ns. oikeaa tietokonetta.

Verkkoyhteydet

Webinaarin järjestäjän on syytä kytkeä kaikkien esiintyjien ja avustajien työasemat mahdollisimman nopeaan ja tasalaatuiseen verkkoyhteyteen. WLAN-verkkojen laadun paranemisesta huolimatta suositeltavin vaihtoehto edelleenkin on työaseman liittäminen lähiverkkoon vanhalla kunnon ethernet-kaapelilla.

Esiintyjien kannalta tärkein verkon ominaisuus tasaisen laadun lisäksi on tiedonsiirtonopeus työasemalta verkkoon päin. Etenkin videokameraa käytettäessä siirtokapasiteettia on oltava käytössä vähintään 1 Mbps, mieluiten 5 Mbps tai enemmänkin. Mitä nopeampi yhteys verkkoon päin, sitä parempilaatuinen videokuva ja ääni esiintyjän työasemalta lähetetään webinaarijärjestelmään ja edelleen yleisölle.

4G-mobiiliyhteyttä voi käyttää hätätapauksessa, 3G riittää kyllä useimmiten webinaarin seuraamiseen, mutta esiintyjän käyttöön sen tiedonsiirtokyky on liian heikko.

Mikrofoni

Hyvälaatuinen mikrofoni on ehdottomasti webinaarin esiintyjän tärkein oheislaite. Webinaari on lähempi sukulainen radiolle kuin televisiolle, ja valtaosa hyvin toteutetun webinaarin sisällöstä välitetään osallistujille nimenomaan puheen avulla. Jos webinaarin äänen laatu on heikko, mikään ei pelasta webinaaria täydelliseltä tuholta.

Ensimmäinen ohje on se, että kannettavan tietokoneen sisäistä mikrofonia ei kannata käyttää webinaarissa. Se sijaitsee puheen välittämisen kannalta väärässä paikassa ja lisäksi tietokoneiden sisäiset mikrofonit eivät yleensä ole erityisen hyvälaatuisia.

USB-liitännällä varustettu ulkoinen mikrofoni on syytä hankkia ennen ensimmäisen oman webinaarin toteuttamista. Kuuloke/mikrofoni-yhdistelmää voi käyttää, mutta pöytämikroni on esiintyjälle mukavampi ja videokameraa käytettäessä myös esteettisesti miellyttävämpi vaihtoehto.

Videokamera

Videokameran käyttö ei ole webinaarissa pakollista, ja onnistuneen webinaarin voi mainiosti järjestää hyvin rakennetun esitysmateriaalin ja sujuvan suullisen esityksen varassa.
Videokuvan välittäminen on kuitenkin kaikissa webinaarijärjestelmissä mahdollista, joten tätäkin mahdollisuutta kannattaa toki hyödyntää, jos se esiintyjille sopii.

Videokuvan tehtävä on webinaarissa useimmiten täydentää muuta visuaalista aineistoa (PowerPoint-esitys tms.). Mikäli videokameraa käytetään, sen avulla yleensä välitetään esiintyjästä ns. ”puhuva pää.” Jos webinaarissa käytetään esitysmateriaalia, videokameran kuvaa ei näy lainkaan tai se näkyy webinaarin osallistujalle pienessä ikkunassa.

Videokameran laatu ei näistä lähtökohdista ole samalla tavalla kriittinen kuin esimerkiksi televisio-ohjelmien tuotannossa. Videokameraksi webinaariin voi riittää jopa tietokoneen sisäinen web-kamera, jos kuvakulma saadaan säädettyä kohdalleen ja valaistus on kunnossa. USB-liitännällä varustettu ulkoinen web-kamera on aina hyvä vaihtoehto, sillä sen voi sijoittaa helpommin oikeaan paikkaan.